چند شرکتی در نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

برخی از شرکت‌های تولید کننده نرم افزار، مفهوم چند شرکتی در نرم افزار اتوماسیون اداری را پیاده سازی کرده‌اند. اما چند شرکتی در نرم افزار اتوماسیون اداری به چه معناست؟ چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه مفهوم چند شرکتی را پشتیبانی میکند. در این بخش به بیان مشخصات یک نرم افزار اتوماسیون اداری چند شرکتی می‌پردازیم.

چند شرکتی و چارت سازمانی

برخی از شرکتها به صورت مجموعه هولدینگ اداره شده و دارای چارت سازمانی مستقل از هم هستند. ممکن است نفراتی که در چارت سازمانی تعریف می‌شوند در شرکت‌های هولدینگ دارای سمت‌های متفاوتی باشند. مثلا در شرکت ۱ به عنوان مدیر عامل و در شرکت ۲ به عنوان رئیس هیات مدیره و سایر. بایستی در نرم افزار اتوماسیونی که دارای قابلیت چند شرکتی است امکان تعریف چارت‌های سازمانی مستقل وجود داشته باشد.

چند شرکتی و فرستنده – گیرنده‌های نامه

معمولا در بخش نامه‌های وارده پیش فرض گیرنده نامه یک شرکت و در نامه‌های صادره پیش فرض فرستنده هم همان شرکت خریدار نرم افزار (یک شرکت) است. بایستی در این حالت اجازه انتخاب شرکت‌های مختلف به عنوان فرستنده و گیرنده (به غیر از شرکت اصلی) وجود داشته باشد.

چند شرکتی و اندیکاتورها

نباید در تعریف اندیکاتورها محدودیتی وجود داشته باشد ولی بتوان اندیکاتور تعریف شده را به شرکت‌های مختلف تخصیص داد. در یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب امکان ساختار اندیکاتورها بر اساس شرکت بایستی وجود داشته باشد.

الگوهای متنی (Template)

برای تسهیل در انتخاب متن نامه، نرم افزارهای اتوماسیون اداری اجازه تعریف الگوهای متنی (Template) را دارند. ولی بایستی به گونه ای این الگوها را تعریف کرد که بتوان دسترسی انتخاب برایشان تخصیص داد. مثلا شرکت ۱ فقط بتواند الگوهای خاصی را انتخاب کند و شرکت ۲ فقط الگوهای خاص خود را ببیند.

گروه‌های کاری زیاد

گروه‌های کاری جهت تسهیل و مدیریت انتخاب کاربران در نظر گرفته شده است. ولی وجود گروه‌های کاری عمومی زیاد برای یک شرکت هولدینگ بزرگ درسرساز خواهد بود. باید برای گروههای کاری هم امکان تخصیص دسترسی مشاهده تعریف کرد تا انتخاب گروههای کاری خودش معضل نشود.

عناوین و دسته بندی نامه‌ها

هدف از عناوین دسته بندی و گروه بندی مکاتبات است. به عنوان مثال یک شرکت پروژه محور، دارای عناوین پروژه‌ای است. ممکن است این عناوین به کار سایر شرکتهای هولدینگ نخورد. بایستی بتوان دسترسی روی این عناوین ایجاد کرد.

نحوه دسته بندی کارتابلها

شخصی که در یک شرکت هولدینگ دارای پست‌های متعدد است بایستی بتواند با یک نام کاربری سمت‌های هولدینگی خود را ببیند و روی آنها دسته بندی کند. یکی از محاسن اصلی این گونه اتوماسیون‌ها همین است که بدون باز و بسته کردن نرم افزار، در یک رابط کاربری واحد بتوان این موارد را مشاهده کرد.