چطور نرم افزار مدیریت پروژه با نرم افزار BPMS تولید می‌شود؟

مدیریت پروژه به معنای استفاده از دانش، مهارت‌ها و ابزارهای لازم برای اداره پروژه با هدف رفع نیازها و انتظارات مدیران است. به بیان دیگر، وظیفه اصلی سیستم مدیریت پروژه جمع‌آوری داده‌ها، پردازش آن‌ها، و تبدیل به اطلاعاتی است که برای تحلیل و تصمیم‌گیری در تمامی سطوح مورد استفاده قرار می‌گیرد. این اطلاعات در نهایت به دانش لازم برای اتخاذ تصمیمات صحیح در پروژه‌های جاری یا آتی تبدیل می‌شوند.

در این مقاله، روش تولید یک نرم‌افزار مدیریت پروژه با استفاده از نرم افزار BPMS مورد بررسی قرار می‌گیرد. به‌طور معمول، هر پروژه به فازهای مختلفی تقسیم می‌شود تا انجام و کنترل آن ساده‌تر باشد. مراحل اصلی اجرای پروژه را می‌توان به صورت زیر دسته‌بندی کرد:

۱- شرکت در مناقصه

۲- انعقاد قرارداد

۳- معرفی پروژه

۴- مدیریت پروژه

۵- بهره‌برداری

با استفاده از سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار کتیبه، این رویکرد ۵ مرحله‌ای انجام یک پروژه کاملا قابل پیاده‌سازی و اجراست. در زیر به طور مختصر به شرح هر یک از مراحل می‌پردازیم:

۱- شرکت در مناقصه: این مرحله شامل ثبت کلیه صورت‌جلسات مرتبط، اطلاعات مربوط به کارفرمایان، و سایر اسناد مورد نیاز است. همچنین، با استفاده از یک بانک اطلاعاتی جامع، تجربیات پیشین شرکت در مناقصه‌های مشابه ثبت و ذخیره می‌شود. برای اطلاعات بیشتر، می‌توانید به فرآیند کامل فرایند شرکت در مناقصه مراجعه کنید.

۲- انعقاد قرارداد: که شامل ثبت اطلاعات شناسنامه پروژه، نکات قرارداد، پرسنل کلیدی پروژه و …  است. همچنین ساختار سازمانی کارفرمایان، مشاوران و پیمانکاران قابل ثبت است.

۳- معرفی پروژه: که شامل تعریف اجزا، هزینه‌ها، ریسکها، مستندات، تیم و تقویم پروژه است. در هر پروژه، حد تعیین شده‌ای برای سه عامل زمان، هزینه و کیفیت مشخص می‌شود که نمایانگر پیشرفت و انجام موفقیت آمیز یک پروژه است. همچنین مستندات پروژه در این فاز معرفی شده که شامل لیست تمام فعالیتها و اهداف پروژه است.

 ۴- مدیریت پروژه كه شامل موارد ذيل است:

• مدیریت موجودی و انبار: در هر پروژه دریافت، نگهداری و تحویل به موقع موجودی انبار، از اهمیت بسزایی برخوردار است. تمامی امور مرتبط با انبارداری از جمله مدیریت و کدینگ کالا و انبارها، سفارش و شارژ انبار، ضایعات، کنترل سهمیه مصرف، جابجایی کالا، انبار گردانی، تعدیلات موجودی و … از طریق نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار کتیبه قابل اجرا می‌باشد. بهتر است برای درک بهتر مقاله چگونه نرم افزار مدیریت انبار با  BPMS قابل انجام است؟ را بخوانید.
• مدیریت ماشین آلات: در پروژه‌هایی که استفاده از ماشین‌آلات ضروری است، بررسی عملکرد، عوامل توقف، و خرابی آن‌ها از جمله چالش‌های اصلی مدیران پروژه محسوب می‌شود. نرم افزار مدیریت ماشین‌آلات با ایجاد یک بانک اطلاعاتی جامع از سوابق عملکرد هر بخش از ماشین‌آلات، نقش مهمی در برنامه‌ریزی و برآورد هزینه‌های مرتبط ایفا می‌کند. با استفاده از نرم‌افزار BPMS کتیبه، فرآیندهای مرتبط با مدیریت ماشین‌آلات، از جمله ایجاد بانک اطلاعاتی، تنظیم قراردادهای مرتبط، نظارت بر روند استفاده، و ثبت زمان‌های توقف و خرابی، به‌طور کامل قابل طراحی و پیاده‌سازی هستند.
• مدیریت قراردادها: سیستم مدیریت قراردادها سیستمی است که برای ثبت اطلاعات قراردادها، انجام عملیات مالی مرتبط، ثبت صورت وضعیت‌ها و گزارش گیری اطلاعات مورد نیاز استفاده می‌شود. شرکت فرا تحلیل‌گران ورجاوند علاوه بر ارائه این نوع سیستم به صورت پکیج استاندارد(نرم افزار مدیریت قرارداد پیمان) ، آنرا در قالب سیستم مدیریت هوشمند فرآیندهای کاری ارائه داده است که تفاوت این دو به نحوه استفاده در سازمان باز می‌گردد. در واقع با استفاده از سیستم مدیریت فرآیندهای کاری می‌توان یک سیستم مدیریت و آرشیو قراردادها را به صورت حرفه‌ای در اختیار داشت. نرم افزار مدیریت و آرشیو قراردادها پیمان نسخه استانداردی از سیستم قراردادهاست که کاربران آن نیازهای سازمانی خود را با چارچوب نرم افزار، تطبیق داده و تمایل زیادی به بومی‌سازی و اختصاصی‌سازی سیستم ندارند. این سیستم برای مجموعه‌های پیمانکاری اصطلاحا نوپا مناسب است. اما با توجه به زنده بودن ماهیت کسب و کار و امکان رشد و توسعه آن، استفاده از یک سیستم ایستا برای بلند مدت مقرون به صرفه نیست. لذا استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیندهای کاری در این راستا پیشنهاد می‌شود. براي مشاهده تفاوت سیستمهای استاندارد با سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کاري مقاله نرم افزار bpms و تکامل نرم فزار MIS را بخوانید. 
• مدیریت اسناد مهندسی و آرشیو فنی: از آنجا که اسناد و مدارک یک پروژه آیتم های اصلی یک سازمان مهندسی هستند، استفاده از یک سامانه مدیریت اسناد مهندسی در جلوگیری از اتلاف زمان، انرژی و منابع مالی نقش بسزایی دارد. با استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار کتیبه تمامی اسناد و مدارک پروژه بدون محدودیت در حجم و تعداد اسناد، پردازش و مدیریت می‌شود. برای اطلاعات بیشتر مقاله BPMS و نرم افزار بایگانی و آرشیو فنی و مهندسی (نرم افزار DMS) را مطالعه فرمایید. اگر شركت شما EPC است نرم افزار مدیریت اسناد مهندسی (EDMS) را ببينيد.
  
• مدیریت خرید و تدارکات: فرآیند خرید و تدارکات به دلیل اهمیت آن در بهره‌وری سازمان‌ها، توسط شرکت فرا تحلیلگران ورجاوند در قالب نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) ارائه شده است. این سیستم با هدف بهینه‌سازی فرآیندهای خرید، از جمله مدیریت درخواست‌ها، ارزیابی تامین‌کنندگان و تنظیم قراردادها، طراحی شده است. ویژگی برجسته این نرم‌افزار، قابلیت اتصال به نرم‌افزار انبار است که امکان مدیریت یکپارچه موجودی و فرآیندهای تدارکات را فراهم می‌آورد. استفاده از این سیستم، علاوه بر کاهش هزینه‌ها، به شفافیت و هماهنگی بیشتر در زنجیره تأمین کمک می‌کند. برای اطلاعات بیشتر، مقاله BPMS و نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات را مطالعه کنید.
• مدیریت فروش: نرم‌افزار BPMS کتیبه طیف وسیعی از امکانات را در حوزه مدیریت ارتباط با مشتریان ارائه می‌دهد. این امکانات شامل ایجاد بانک اطلاعاتی مشتریان و کارکنان آن‌ها، ثبت و پیگیری سفارش‌ها، مدیریت رضایت مشتریان، ارزیابی هوشمند و مدیریت اعتبار مشتریان است. با استفاده از این نرم‌افزار، سازمان‌ها می‌توانند تعاملات خود را بهبود بخشیده و فرآیندهای مرتبط با مشتریان را به صورت هوشمند و یکپارچه مدیریت کنند.
• مدیریت منابع انسانی: یکی از مهم ترین فازهای مدیریت پروژه، مدیریت نیروهای انسانی در جهت پیشبرد اهداف سازمان است. مدیریت منابع انسانی باعث بهره وری بیشتر سازمان و رضایت مشتریان می‌شود. نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار کتیبه با تعریف ساختار سازمانی و تشکیلات، مرخصی‌ها، ماموریت‌ها و تایم شیت پروژه‌محور، حقوق و دستمزد، ارزیابی پرسنل و… در مدیریت موثر منابع انسانی یک سازمان کمک شایانی می‌کند. برای مشاهده اطلاعات بیشتر نرم افزار منابع انسانی با bpms را مشاهده فرمایید.
• مکاتبات پروژه: هر پروژه اسناد و مدارک خاص خود را داراست، تمامی مکاتبات و مستندات پروژه با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری قدرتمند کتیبه قابل ثبت، بایگانی و ارائه  می‌باشد. این نرم افزار با در برداشتن یک اتوماسیون اداری-مهندسی پروژه محور، ساماندهی مکاتبات را تسهیل می‌کند و امکاناتی همچون فیلتر کردن تمامی سیستم‌ها بر اساس نام پروژه، روش‌های شماره گذاری پروژه محور، الصاق پیوست نامحدود، نامه‌های مرتبط و عطف و پیرو، جستجوی روی محتوای متنی نامه‌ها و… را داراست. براي مشاهده ويژگي‌هاي اتوماسیون اداری پروژه محور بخش اتوماسیون اداری مهندسین مشاور و پیمانکاری را مشاهده فرماييد.
• مدیریت مالی: با توجه به استاندارد بودن فعالیتهای مالی و بلوغ کامل این نوع فرایند، شرکت ورجاوند با توجه به این نکته کلیدی اقدام به تولید نرم‌افزار حسابداری در حوزه شرکتهای پیمانکاری کرده است. این نرم‌افزار با توجه به تعداد سطح حساب و تفصیل شناوری که در سیستم پیش‌بینی شده، اجازه تعریف ساختار مالی بر اساس پروژه، پیمانکار و یا کارفرما، قرارداد و … را به شما خواهد داد. با توجه به تعریف این ساختار، امکان گزارش‌دهی بر اساس پروژه، قرارداد و سایر آیتمهای مورد نیاز مدیران پروژه مقدور خواهد بود. برای اطلاعات بیشتر لطفا نرم افزار حسابداری اُرُد  را ببینید.
• کنترل پروژه و نظارت: با استفاده از تولید فرم‌ها و گزارش‌های روزانه، تمامی فعالیت‌ها، منابع و مصارف پروژه به‌صورت دقیق رصد می‌شود. این گزارش‌ها در سطح کارگاه‌ها و پروژه جمع‌آوری شده و امکان پیگیری وضعیت پروژه فراهم می‌آید. از طریق این سیستم، مدیران پروژه می‌توانند وضعیت فعالیت‌ها را در هر لحظه بررسی کنند. همچنین، نظارت بر مصرف منابع و هزینه‌ها به‌راحتی ممکن می‌شود. این فرآیند کمک می‌کند تا مشکلات به سرعت شناسایی و رفع شوند.
• آخرین بخش از پازل نرم افزار مدیریت پروژه با استفاده از نرم‌افزار BPMS، فرآیند محاسبه قیمت تمام شده پروژه است. این سیستم امکان رصد دقیق هزینه‌ها از جمله حقوق، هزینه‌های مشاور، طراحی، ساخت و قراردادها با طرف‌های مقابل را فراهم می‌آورد. از طریق این فرآیند، تمامی جزئیات هزینه‌ها ثبت و محاسبه می‌شود. در نتیجه، مدیران پروژه می‌توانند قیمت تمام‌شده پروژه را به راحتی بررسی کنند. این قابلیت به بهبود مدیریت هزینه‌ها و شفافیت در پروژه کمک می‌کند.
• با تولید نرم افزار مدیریت پروژه با نرم افزار BPMS می‌توان در نهایت به یک پایگاه دانش پروژه محور دست یافت که مدیران با اسنفاده از شاخص‌های مورد نظر خود، وضعیت پروژه را رصد کنند. این شاخصها هم در قالب داده‌های وارد شده و هم در قالب کلیدواژه‌ه‌های هدایت شده و هوشمند قابل انجام است.