نرم افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی (DMS) چیست؟
نرم افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی(DMS)، یا Document Management System ابزاری است که به شما کمک میکند نظارت و مدیریت بهتری بر تولید و نگهداری مدارک و مستندات سازمان خود داشته باشید. همچنین، نگهداری فایلهای فیزیکی نیازمند فضایی امن در سازمان است و با گذر زمان، احتمال فرسودگی و از بین رفتن این مدارک افزایش می‌یابد.
چطور نرم افزار آرشیو فنی و مهندسی (DMS) با BPMS تولید میشود ؟
هنگام صحبت درباره نرم افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی و بایگانی، ذهن اغلب به سمت نرم افزار اتوماسیون اداری و بایگانی مکاتبات اداری متمایل میشود. اگر هدف صرفاً مدیریت و آرشیو مکاتبات اداری باشد، نرم‌افزار اتوماسیون اداری راهکاری مناسب است.
اما نرم افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی فراتر از این است و به‌عنوان سیستمی جامع، تمامی مدارک و اسناد فنی-مهندسی را شامل میشود. این سیستم باید زیرسیستم مکاتبات فنی و مهندسی را نیز به‌عنوان بخشی مهم در خود جای دهد.
در سیستم آرشیو مدارک فنی و مهندسی، انواع مدارک فنی مرتبط با پروژه‌ها مانند صورت‌وضعیت‌ها، نقشه‌ها، ضمانت‌نامه‌ها، اسناد طراحی، صورت‌جلسات، مکاتبات کلیدی، ترانسمیتال‌ها و برنامه‌های زمان‌بندی باید قابل تعریف و مدیریت باشند.
با استفاده از سیستم مدیریت فرایندهای کاری (نرم افزار BPMS)، میتوانید انواع مدارک فنی و مهندسی را مطابق نیاز و سلیقه خود طراحی کنید. همچنین، فرآیند تکامل مدارک و روال‌های نسخه‌گذاری آن‌ها را با نرم‌افزار مدیریت گردش کار به‌سادگی پیگیری نمایید.
نرم‌افزار مدیریت کسب‌وکار کتیبه با انعطاف‌پذیری بالا امکان ایجاد تعداد نامحدودی از قالب‌های مدارک را فراهم میکند. این نرم‌افزار به شما این امکان را می‌دهد که سناریوهای حرکتی مدارک را تعریف کرده و تکامل آن‌ها را به‌صورت دقیق کنترل و نظارت کنید.
کمترین قابلیت‌هایی که از یک نرم‌افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی (نرم‌افزار مدیریت مستندات) انتظار می‌رود، شامل موارد زیر است:
- طبقه‌بندی و سیاست‌گذاری دسته‌بندی مدارک
امکان تعریف و مدیریت ساختارهای دسته‌بندی اسناد بر اساس نیاز سازمان. - روش‌های شماره‌گذاری هوشمند اسناد
تعریف کدهای هوشمند برای شماره‌گذاری اسناد، متناسب با ماهیت و فیلدهای مرتبط با هر مدرک. - قابلیت اشتراک‌گذاری مدارک
اشتراک‌گذاری اسناد بر اساس موضوع، نوع مدرک، یا بازه‌های زمانی مشخص. - جستجوی پیشرفته
امکان جستجو در فیلدهای تعریف‌شده مستندات برای دسترسی سریع به اطلاعات. - تکامل مدارک
قابلیت ایجاد نسخه‌های جدید از اسناد با حفظ سابقه تغییرات و مدیریت نسخه‌گذاری. - پیوست انواع فایلها به مدارک
امکان ذخیره‌سازی و پیوست انواع فایلها به مستندات برای تکمیل اطلاعات مرتبط.
تفاوتهای اتوماسیون اداری و نرم افزار آرشیو فنی مهندسی
- هدف اصلی سیستم اتوماسیون اداری، ساماندهی به ثبت و دسترسی آسان به مکاتبات سازمانی است. در مقابل، نرم‌افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی به‌عنوان سیستمی جامع‌تر، مکاتبات فنی را نیز در بر می‌گیرد. یک سیستم مدیریت مستندات (DMS) باید توانایی مدیریت گونه‌های متنوعی از اسناد را داشته باشد که مکاتبات تنها بخشی از آن‌هاست.
- در صورت تعریف الگوهای اسناد در قالب الگوهای WORD، به دلیل عدم وجود meta data روی فایلهای متنی امکان پایش اطلاعات وجود ندارد. در نتیجه آنالیز اطلاعات که میتواند به عنوان یکی از شرایط تصمیم‌گیری حرکتی در جهت تکامل مدرک و همچنین تولید داشبوردهای مدیریتی باشد، در نظر گرفته شود، وجود نخواهد داشت. همجنین مبحث مهم نسخه گذاری (Revising) نیز در این قالب قابل ارائه میباشد. حفظ تمام نسخ فایلها با توجه به تعریف کاربر قابل دسترس است. با آنالیز متا دیتا می‌توان پایگاه دانش خلق کرد.
- در نرم‌افزار اتوماسیون اداری، امکان جستجو بر اساس فیلدهای مرتبط با مدارک وجود ندارد، زیرا این نرم‌افزار مبتنی بر متن (Text-Based) است. در مقابل، نرم‌افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی مبتنی بر فرایند و تعریف فیلدهای مشخص عمل میکند. این ویژگی به شما امکان می‌دهد رفتارهای خاصی برای هر فیلد تعریف کنید و بر اساس این فیلدها جستجوهای دقیق و هدفمند انجام دهید.
- در نرم‌افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی، امکان اعمال دسترسی روی فیلدهای اسناد وجود دارد. این قابلیت به شما اجازه می‌دهد در هر مرحله از فرایند، نمایش یا عدم نمایش فیلدها و همچنین وضعیت ویرایش آن‌ها را برای کاربران مختلف تنظیم و مدیریت کنید.
- در نرم‌افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی، امکان تولید داشبوردهای موردنیاز کاربران بر اساس فیلدهای موجود در فرم‌ها فراهم است. کاربران می‌توانند با شناسایی و تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) خود، داشبوردهایی دقیق و متناسب با نیازهایشان ایجاد کنند.
- در نرم‌افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی، امکان تعریف و به‌روزرسانی فرم‌ها بر اساس نیازهای کاربران وجود دارد. به عبارت دیگر، قابلیت سفارشی‌سازی (کاستامایز) و اختصاصی‌سازی فرم‌ها برای هر کاربر به‌راحتی قابل انجام است.
اگر در مورد گردش مدارک مهندسی میخواهید اطلاعات کسب کنید این را ببینید. اگر هم می خواهید یک سیستم بایگانی مدرن ببینید این را کلیک کنید.
این مطلب دارای 6 نظر است
Comments are closed.
با درود. مطلب ارزنده ای اعلام کردید. ما در فرایند EDMS یک بخش مربوط به تولید مدرک است که معمولا یک پروسه گردش داخلی دارد که دیسیپلینهای مختلف بر اساس وضعیت مدرک روی آن کامنت میگذارند. این کامنتها در نهایت توسط افراد مختلف در سازمان ارائه میشود. تا اینجای کار پروسه تولید مدرک انجام میشود. در نهایت واحد DCC مدرک مورد را در ساختار تعریف شده جانمایی میکند. ما بخش اول را با BPMS ارائه میدهیم و بخش دوم در همان DCC موجود است. این مطلب به زودی در سایت جهت اطلاع علاقه مندان بروز میشود.
با سپاس
سلام. من در سایتتون روی EDMS مطلب دیدم. بیشتر تمرکزتون روی DCC بود. روی پروسه ساخت مدرک چگونه میتوانید خدمات ارائه بدهید؟ آیا این در EDMS است یا باید چیزه دیگری تهیه کرد؟
بله. این امکان در نرم افزار آرشیو مدارک فنی موجود است و تمام نسخ فایلها در دسترس شما خواهد بود. این امکان، از امکانات اولیه نرم افزار Bpms کتیبه میباشد.
آیا در نرم افزار آرشیو مدارک شما امکان تعریف نسخه گذاری و Revising وجود دارد ؟ اینها را در قالب امکانات نرم افزار bpms ارائه میشود؟
با سلام و احترام
دوست عزیز. موقعی که برای تولید فرم های مدارک توسط word ساخته میشود چیزی که شما از دست میدهید meta data میباشد. به عبارت دیگر چون همه چی در فضای متنی دیده شده و امکان درج فیلد وجود ندارد، امکان جستجوی پیشرفته بر اساس فیلدها در سیستم وجود نخواهد داشت. چیزی که شما بدست آوردید تنها یک ساماندهی اولیه مبنی بر حفظ اطلاعات و جلوگیزی از حذف مدارک است. البته اگر نرم افزار اتوماسیون اداری شما قابلیت جستجو روی متن اسناد را داشته باشد به صورت متنی نیز امکان جستجو برای شما وجود خواهد داشت اما طبیعتا این امکان خیلی کارایی و دقت لازم را ندارد.
سلام. ما در نرم افزار اتوماسیون اداری خودمان انواع مدارک را در قابل الگوهای مکاتباتی word گردش میدهیم. با این کار نیازمان به نرم افزار آرشیو فنی برطرف شده است. نرم افزار شما چه قابلیتهای اضافه ای میتواند به ما بدهد؟