کارشناسی خرید یک نرم افزار bpms کار نسبتا سختی است. در بعضی از موارد شرکت خریدار RFP ارسال میکند که در قالب آن فروشنده مشخصات نرم افزار bpms خود را در آن وارد می‌نماید. حال با توجه به نیاز بسیاری از خریداران به ارسال RFP جهت خرید نرم افزار BPMS، نمونه RFP نرم افزار BPMS بیان می‌شود. در نهایت فروشنده پروپوزال نرم افزار خود را در همین قالب برای خریدار ارسال میکند. البته صرف نظر از RFP ارسالی ، ۲ نکته بسیار مهم برای خرید نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS) را حتما در نظر بگیرید. این دو نکته عبارتند از:
۱- پشتيباني آن توسط فروشنده با کيفيت مناسب انجام شود. چون حداقل نرم افزار bpms براي مدتي نياز به خدمات پشتيباني مناسب توسط فروشنده دارد تا عمليات آموزش، استقرار و ساخت فرايندهاي اوليه در آن صورت بگيريد. به طور کلي فرايند پشتيباني بايستي طوري باشد که خود مشتري پس از مدتي بتواند بدون نياز به فروشنده کارهای خود را ساماندهي کند. این کار به نفع فروشنده هم مي‌باشد چرا که منابع خود را به پروژه‌هاي جديد اختصاص مي‌دهد. مشتري داريم که حدود ۵ سال است از نرم افزار bpms ما استفاده مي‌کند و فقط براي ۲ سال اول قرارداد پشتيباني انعقاد کرد. ولي براي سال‌هاي بعدي، نيازي به خدمات پشتيباني ما نداشت و کارشناسان مشتری خودشان همه کار با سيستم را انجام می‌دادند. مراقب پشتیبانی نرم افزارهای BPMS کرک شده و یا ترجمه شده باشید. مقاله نرم افزار bpms رایگان را بخوانید. بررسی وضعیت اینکه BPMS ایرانی یا خارجی است نیز روی خدمات پشتیبانی آن بسیار موثر است.
۲- رابط کاربري راحت: رابط کاربري نرم افزار bpms بايستي به گونه‌اي باشد که کاربران با سطح انفورماتيک پايين هم بتوانند با آن کار کنند. بي‌جهت درگير استانداردهاي مدلينگ که بعضا خيلي هم زمانبر است نشويد. نرم افزار bpms بايستي به گونه‌اي باشد تا کار شما را خيلي سريع راه بيندازد.
نمونه RFP نرم افزار BPMS به شرح ذیل است:
| رابط کاربری ساده با داشتن حداقل دانش انفورماتیک جهت طراحی فرایندها |
| امکان فهم فرایندهای مدل های کسب شده توسط کاربران کسب و کار |
| امکان شبیه سازی فرایند های مدل شده |
| یکپارچگی محیط شبیه‌سازی و محیط مدل ساز |
| امکان بهینه‌سازی در زمان اجرا از طریق ارائه گزارش‌های تحلیلی هنگام تعریف کسب و کار |
| امکان بررسی و مدیریت خطاها و استثنائات در گردش کارها |
| امکان پیگیری و مدیریت چندین ورژن از فرایندها، قواعد، مدلسازی سازمانی، مستند سازی، شبیه‌سازی ها، گزارش‌ها، کارها |
| امکان استفاده از تقویم های بومی شده برای هر کاربر مشخص |
| امکان ایجاد انواع الگوهای گردش کار نظیر شاخه‌ای ،مشروط و حلقه |
| قابلیت انتساب وظایف به نقش‌ها و گروه‌ها توسط ابزار گرافیکال |
| قابلیت تشخیص گلوگاه ها در هنگام مدل سازی |
| ابزار مدل‌ساز گرافیکال |
| محیط مناسب همکاری در هنگام مدلسازی فرایند برای افراد تیم طراحی |
| پشتیبانی از رخداد های Human base |
| پشتیبانی از رخداد های System Base |
| ابزار مناسب مستند سازی و حاشیه نویسی در مدل‌ساز فرایند |
| قابلیت آرشیو و استفاده مجدد از زیر فرایندها |
| تکمیل یک مرحله کاری که بتواند یک جریان کار دیگر را آغاز کند |
| Resume و راه انداز مجدد آن Suspend امکان توقف یک سیستم گردش کار توسط کاربر |
| نمایش فرایندهای متوقف شده در لیست کاربری کاربران |
| قابلیت الحاق تریگرهایی (مانند ارسال پست الکترونیک، آغاز یک فرایند یا ….)به گردش کار جهت آغاز و اجرای برخی کارها |
| وجود دستورالعمل‌های وظایف شامل چک لیست زیر وظایف در رابط های کاربری |
| امکان درج توضیحات کاربران روی Task |
| ارائه امکانات مدیریت و مستندات و مدیریت محتوا |
| نیاز حداقل به مهارت های برنامه نویسی در طراحی فرایندها |
| قابلیت تست و غلط زدایی طراحی |
| امکان طراحی فرم در ابزار های مناسب |
| امکان مدیریت ورژن گردش کارها |
| قابلیت بایگانی و گزارشگیری برای اقلام کاری تکمیل شده |
| قابلیت ایجاد گزارش برای سطوح مختلف مانند مدیران،کاربران، یا ادمین‌های BPM |
| امکان ایجاد داشبورد، نمودارها و گزارش‌های عادی روی داده‌های فرایند بدون نیاز به کد نویسی |
| قابلیت ردیابی و جمع بندی و تحلیل روند مدت زمان انجام هر کار |
| قابلیت ذخیره سازی رخدادهای گردش کار مانند شروع،پایان ،توقف،آغاز مجدد،ایست،صرفنظر،انتقال خطا به همراه رخداد لاگ فایل |
| امکان تعریف گزارش مرسوم بدون برنامه نویسی |
| آرشیو ضمائم موجود در گردش کار به همراه اقلام کاری مرتبط |
| قابلیت پیکربندی سطوح مختلف لاگ گیری برای هر گردش کار |
| قابلیت استفاده از ابزارهای گزارش ساز |
| محیط پرتال وب پایه اضافه بر سازمان برای کاربر نهائی ،کاربران کسب و کار ،تحلیگران و مدیران و ادمین ها به همراه رابط |
| کاربری متفاوت برای کارهایشان ،همچنین سطوح مختلف اختیارات برای پروفایل های مختلف کاربران |
| قابلیت ارائه پیام اخطار به کاربر نهائی و مدیر پرتال کاری وقتی یک قلم کاری ایجاد یا به عنوان کاری با اولویت بالا تیک خورده است |
| قابلیت جستجوی اقلام کاری روی لیست های کاربران دیگر به وسیله کاربران مجاز |
| قابلیت انتساب وظایف به کاربران منطبق با پروفایل کاربر و قواعد به کار رفته در داده‌های کسب و کار در یک قلم کاری |
| قابلیت کنسل یا اضافه کردن اقلام کاری از صف کارها (در صورت نیاز) توسط کاربران مجاز |
| قابلیتی که به مدیران اجازه می‌دهد تا به صورت دستی اقلام کاری را به کاربران مشخص نسبت دهد |
| قابلیت ردیابی و انتساب مجدد اقلام از صف کار کاربر بوسیله کاربران مجاز |
| قابلیت ردگیری و گوشزد به کاربر درباره قلمی که کنسل شده در صورت نیاز توسط کاربران مجاز |
| قابلیت فیلتر کردن یا پرس و جو برای کمک به سوپر وایزرها و کاربران برای مشاهده داده‌های لیست |
| کاربران بتوانند لیست کار را بر مبنای اولویت و یا تاریخ خاتمه برای اقلام مربوط به خودشان فیلتر یا مرتب سازی کنند |
| ماژول‌های مدیریت کاربران امکان پیکربندی آسان گروههای کاربری نقش‌ها و اختیارات را فراهم کند |
| قابلیت تشخیص اقلام کاری تکراری در هنگام ورود یک قلم کاری جدید به خصوص برای ایجاد دستی اقلام کاری |
| وظایف به صورت خودکار به سایر کاربران بر مبنای قواعد تعطیلات یا اضافه بار کاری توفیظ خواهد شد |
| قابلیت بومی‌سازی نمای لیست کاری برای کاربران برای مثال: پنهان کردن برخی ستون ها و مرتب کردن اقلام کاری بر اساس نوع گردش کار |
| امکان دستکاری نمونه فرایندها توسط ادمین سیستم و کاربران مجاز |
| قابلیت تست قواعد کسب و کار برای تضمین اینکه قبل از توسعه آنها کامل هستند و فاقد هر گونه ابهام می‌باشند |
| قابلیت جداسازی قواعد تصمیم سازی از مشخصه گردشکار فرایند و منطق برنامه برای ایجاد امکان به روز رسانی پویایی قواعد |
| قابلیت اعتبارسنجی انواع فیلدها در فرم برای کاهش ورود داده‌های نادرست |
| قابلیت ایجاد، بایگانی، اصلاح و استفاده مجدد فرها |
| قابلیت به روزرسانی و توزیع مجدد مدل فرایندها بدون تاثیر نامطلوب روی نمونه‌های در حال اجرا |
| اجازه همزیستی ورژن های متنوع از یک فرایند متشابه |
| قابلیت اجرا در محیط میکروسافت ویندوز سرور و میکروسافت SQL Server |
| قابلیت در اجرا در محیط مجازی |
| قابلیت اجرا در بستر وب و ویندوز |
| پشتیبانی از Active Directory جهت احراز هویت کاربران |
| قابلیت استفاده از رویدادها |
| ماژول مدیریت خطاها و استثناء ها |
| قابلیت حق دسترسی به ماژول های مختلف با توجه به گرو های مختلف |
| سرعت ساخت فرایندها در محیط ساخت و توسعه فرآیند |
| قابلیت برنامه نویسی و توسعه فرایند ها و گردش کاری ها( کوچک، بزرگ ،متوسط) |
| دارا بودن تیم متخصص جهت ساخت فرایند ها و ارائه مشاوره |
| کاملا بومی و محصول تولید شده شرکت ورجاوند و تضمین اینکه نرم افزار کرک شده نیست |
| ماژول مدیریت آلارم و یادآوری (دستی و خودکار) |
| ارتباط مستقیم با نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه |
| امکان فراخوانی وب سرویس جهت تبادل اطلاعات با سایر زیرسیستمهای سازمان |
| امکان ارتباط مستقیم با لایه بانک اطلاعاتی (Oracle , Access , …) زیرسیستمهای سازمان |
| امکان تعریف گردش کارهای خودکار و نیمه خودکار و سوالی |
خدا رو شکر باخره یک rfp پیدا کردیم . بسکه نرم افزار Bpms رایگان و … دیدیم خسته شدیم
با سلام.
تمام موارد بالا در نرم افزار bpms کتیبه موجود است. البته بسته به اینکه نسخه حرفه ای و یا ساده را بگیرید این امکانات تغییر میکند.
با درود
آیا نرم افزار bpms شما این قابلیتها را که بالا ذکر کردید را دارد و یا اینکه حالت ایده آل یک نرم افزار bpms را نوشته اید؟