صفحه اصلی |   نقشه سایت
 
 
 
   
 
 
 

     

نرم افزار اتوماسيون اداري

نقش نرم افزار اتوماسیون اداری در کاهش هزینه های پنهان سازمان

1.  كاستي‌های سیستمهای كاغذی

در سیستم کاغذی کارشناسان و مدیران فنی با حجم زیادی از داده‌ها مواجه هستند که جهت مقایسه ،تجزیه و تحلیل، تصمیم‌گیری و اقدام به موقع مورد استفاده قرار می‌گیرند. حجم بالا، لزوم اطمینان از صحت، دشواری بایگانی و نگهداری نامناسب و در آخر سرعت کم در دستیابی به اطلاعات، کاستیهای یک سیستم دستی (هر چند فراگیر و دقیق) است. در اینجا پرسشهای زیر در ذهن فعالان سیستم پیش می‌آید:

وقتی با مقدار زیادی داده رو به رو هستيم ، چطور عمل كنیم كه بازده پايين نیاید؟

گزارشهاي خاص و تحلیلی مورد نیاز را چطور به دست بیاوریم؟

برای بررسی روند حركتی فرايندهاي سازمان و در نهايت مهندسی مجدد  چگونه از اطلاعات بهره‌برداری كنیم؟

در این مرحله از روند تکامل سیستم، تفکر استفاده از ابزارهای کامپیوتری و نرم‌افزاری برای مرتفع نمودن کاستیهای مزبور شکل گرفته و سازمانها در این جهت گام برداشته‌اند.

 

 2.   فلسفه استفاده از كاغذ چیست؟

كاغذ به عنوان یك مديا چند وظیفه را به عهده دارد كه عبارتند از :

مشخص نمودن مراحل انجام كار و ترتیب آنها.

تفكیك اطلاعاتی كه در هر مرحله بايد ثبت شود.

افراد انجام دهنده هر مرحله.

در نتیجه سیستمی مي بايست طراحی و تولید شود كه وظايف فوق را به عهده بگیرد، یعنی : سیستم نرم‌افزاری بدون كاغذ (  Paperless) .

 

 3.   برتری سیستم نرم‌افزار بدون كاغذ بر سيستمهاي كاغذی:

با كمتر شدن مصرف كاغذ به حفظ محیط زیست و كاهش هزينه‌هاي خرید كاغذ كمك مي‌شود .

حین انجام مراحل كار، اطلاعات مورد نیاز نیز ثبت مي‌شود.

اطلاعات نرم‌افزار به روز مي‌باشد .

احتمال بروز خطا كاهش مي‌یابد. ( به دلیل عدم نیاز به ورود اطلاعات از روی كاغذ توسط اپراتور و كنترلهايي كه در هنگام ورود اطلاعات انجام مي‌پذیرد )

به حداقل رساندن وابستگی به اصل اسنادی كاغذی.

امكان پیش عملكرد سازمان ( به واسطه ثبت اطلاعات حین انجام هر مرحله از كار ).

امكان مدیریت و پیش لحظه‌ای.

 

4.   گردش كار(Workflow) :

 تعریف گردش کار : تسهیل یا خودسازی کامپیوتری تمام  یا بخشی از یک فرایند کاری مربوط به هر زیر سیستم را گردش کار می‌گویند . به عبارت دیگر : طراحی و تعریف مراحل انجام هر کار به عنوان ایستگاه‌های کاری با تعیین مجری (مجریان) آن، به انضمام شرط انتقال کار بین ایستگاههای کاری مطابق با روالها ، رویه‌ها و دستورالعملهای سازمان (مربوط به فعالیتهای یک زیرسیستم) گردش کار گفته می‌شود.
برای تولید گردش کار ابزارهای زیر مورد نیاز است :

ابزار فرم‌ساز كه بدون نیاز به تیم تولید و پشتیبانی نرم افزار فرايندهاي سازمان به صورت فرمهاي كامپیوتری در سیستم طراحی و پیاده‌سازی شود .

با توجه به گردش كار در سطح كلیه زیر سیستم‌ها مي‌بايستي امكان فراخوانی اطلاعات از ساير زیر‌سیستم‌ها و پرهیز از تولید سيستمهاي جزیره‌ی در نظر گرفته شود

امكان تعریف روال و تعیین شرط بری حركت بین ايستگاههاي كاری بايد در نظر گرفته شود .

امكان تعریف خطوط كاری سری و موازی بری روال‌ها .

امكان مشاهده لحظه‌ی روال انجام كار.

با توجه به تعریف كلیه مراحل فرايند ، انجام عملیات بدون دخالت نیروی انسانی و به صورت هوشمند قابل انجام است .

وجود محیطی به عنوان كارتابل برای دریافت كارهايي كه باید انجام شود .

 

 5.   یك مثال : فرايند درخواست و تائید مرخصی :

فرم درخواست مرخصی عیناً در نرم‌افزار توسط ابزار فرم‌ساز ساخته می‌شود .روال حرکتی درخواست مرخصی بری افراد سازمان تعریف می‌گردد . ممکن است برای درخواست مرخصی شرایطی وجود داشته باشد ( مثلاً تعداد مرخصی‌ها در ماه و یا سال و سایر موارد ) که بایستی توسط راهبر سیستم انجام گردد .
بعد از پر‌کردن فرم درخواست مرخصی و ارسال آن به طور اتوماتیک برای نفر بعد، شخص دریافت کننده درخواست مرخصی در کارتابل خود این موارد را مشاهده می‌نماید . در این مرحله با توجه به تعریف فرایند در صورتیکه تعریف شده باشد که شخص می‌تواند درخواست را تائید کند و یا تائید نکند روال مورد نظر انجام می‌گردد . ضمن اینکه شخص می‌تواند با استفاده از ابزار گزارش‌ساز، اطلاعات مورد نظر خود را در مورد آمار مرخصی شخص درخواست‌کننده مشاهده نماید.
این کار تا پایان عملیات و ثبت در سیستم مرخصی‌ها انجام می‌پذیرد و بعد از ثبت اطلاعات به صورت قفل شده نمایش داده می‌شود . ضمن اینکه در هر مرحله با ارسال به نفر بعدی و مشاهده آن توسط نفر بعدی ، اطلاعات برای نفر قبلی قفل می‌گردد . هر شخص می‌تواند درختواره حرکتی نامه را با زمان ارسال و اقدام، ببیند.
می‌توان با  توجه  به  ورود اطلاعات در فرمها ، اطلاعات آنها را آنالیز کرده و مشکلات مربوط به این روال را پیدا کرد.
هر شخص به طور میانگین در هر هفته یک‌بار مرخصی می‌گیرد . ( مرخصی ساعتی ) در سیستم دستی بایستی : 1)  فرم کاغذی پر کند . 2)  فرم را به منشی یا  نفر بعدی بدهد . 3)  منشی نیز طبق روال به نفر بعدی می‌فرستد . در حالتی که این برگه گم نشده باشد حداقل  نیم ساعت  برای  این فرایند هزینه شده است . برای شرکتی در حدود 50 نفر در طول ماه و به ازای هزینه ساعتی میانگین 3000 تومان در ساعت داریم :

300،000 + هزینه كاغذ = 4 * 1 * 50 * 1500 + هزینه كاغذ = هزینه ماه

در طول سال داریم عدد فوق در 12 ضرب می‌شود یعنی بدون احتساب هزینه کاغذ سالی 3،600،000 تومان! حال به ازای برخی دیگر از فرایندها مثل ماموریت ساعتی و روزانه، مرخصی روزانه، درخواست چک، درخواست بلیط و... این موارد قابل محاسبه است.
 

● تماس تلفنی:
اگر سوالی دارید كارشناسان فروش و مشاوره شركت با شماره 22653367 الی 70 آماده پاسخگویی به شما هستند. همچنین برای دریافت اصل مقاله "نقش نرم‌ افزار اتوماسیون اداری در كاهش هزينه‌های پنهان سازمان" به صورت pdf اینجا را كلیك كنید. 


 
 
         
   

■ مقالات مرتبط با نرم افزار اتوماسيون اداري

■ مقالات مرتبط با BPMS

■ محصولات

● كاهش هزینه های سازمان با اتوماسيون اداری ● تعالی سازمانی با نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار ● نرم افزار مدیریت و آرشیو پیمان
● پارامترهای ارزیابی نرم افزار اتوماسیون اداری ● ریسکهای اجرای BPMS ● نرم افزار اتوماسیون اداری كتیبه
● تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداري و نرم افزار BPMS ● BPMS و نسلهاي مختلف سيستمهاي مديريت اطلاعات ● نرم افزار BPMS (مدیریت فرایندهای کاری)
● گام به گام حرکت به سوی تعالی سازمانی بخش اول ● BPR چیست؟ ● نرم افزار مدیريت اسناد مهندسی EDMS
● گام به گام حرکت به سوی تعالی سازمانی بخش دوم ● DSS چیست؟ ● نرم افزار حسابداری مالی اُرُد
● گام به گام حرکت به سوی تعالی سازمانی بخش سوم ● BPMS و نرم افزار بایگانی و آرشیو فنی و مهندسی ● نرم افزار حسابداری خزانه‌داری اُرُد
● گام به گام حرکت به سوی تعالی سازمانی بخش چهارم ● BPMS و نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات
● ارتباط نرم افزار اتوماسیون اداری كتيبه و سيستم مديريت گردش كار ● مزایا و معایب استفاده از نرم افزار BPMS نسبت به نرم افزارهای استاندارد
● راهكار استفاده از نرم افزار اتوماسيون اداري با پراكندگي جغرافيايي ● BPMS و سیستم مدیریت پروژه
● ارزیابی نیروی انسانی با نرم افزار اتوماسیون اداری ● چالش BPMS و برنامه نويسان
● نرم افزار اتوماسيون اداری رايگان ؟ ● تكامل نرم افزار MIS با نرم افزار BPMS
● مزایای اتوماسیون اداری - بخش اول : ساماندهی الگوهای مكاتبات ● خبرگي نرم افزار BPMS با Workflow خبره
● مزایای اتوماسیون اداری - بخش دوم : نظم‌دهي و نظارت بر ارتباطات ● استفاده از شبکه های عصبی یادگیر در Workflow خبره
● مزایای اتوماسیون اداری - بخش سوم : نظارت بر تكميل نامه ● ایجاد حافظه سازمانی با نرم افزار BPMS
● اتوماسیون اداری و سیستم انتشار اطلاعات (Replication) ● هرم تعالی سازمانی و نرم افزار BPMS
● تهیه شابلون فرایند جهت ارتباط نرم افزار BPMS و نرم افزار حسابداری
● نقش web service ها در يكپارچگي اطلاعات در نرم افزار BPMS خبره
● BPMS و سیستم مدیریت انبار
● BPMS و سیستم پیگیری فروش و CRM
● تفاوت داشبورد مدیریتی و گزارش با دید نرم افزار BPMS
● مثالهایی از ارتباط نرم افزار BPMS با زیرسیستمهای دیگر
● رادار چارت چیست؟ کاربرد رادار چارت در مدیریت پروژه

■ خدمات شبکه

■ ارتباط با مشتری

■ ابزارهای جانبی

راه اندازي و پشتیبانی شبكه درخواست دمو گزارش ساز
نصب و راه اندازی تجهیزات میکروتیک درخواست نمایندگی فرم ساز
  دریافت بروشور آشنایی با شركت  
  ارسال تيكت به واحد پشتيباني نرم افزار  
 
                                   

برخی مشتریان  ■

seprator                  
شركت ام جي اي كوتير ايليا Seprator فرادريا عرشه پژوهشگاه ملي اقيانوسي شناسي شركت گاما شركت نداي علم و صنعت شركت تهران جنوب پژوهش عمران راهوار شركت سازه كيفيت پايدار شركت كان آذين گروه وسام موتور
                 
شركت فرايندسازان انرژي موسسه نصب گستر ساحل سيمان خوزستان شركت آب و فاضلاب استان مركزي شركت سازه‌هاي صنعتي آذران شركت مديريت توليد برق مشهد شركت تهران گروه شركن مهندسي والا انرژي شركت مهندسين مشاور پژوهشهاي ساختماني ايران شركت ثامن سازه عرش
                 
شركت سوربن شمال شركت ماشين سازي ويژه قرارگاه خاتم(ص) ماكاروني رشد فرا تحقيق سپاهان شركت سرمايه گذاري مس شركت ساختماني ايستافر شركت ناورود موسسه عمران صنعت شركت سكوكار
                 

 

   
کلیه حقوق مادی و معنوی این سایت متعلق به شركت مهندسی نرم‌افزار فراتحلیل‌گران ورجاوند می باشد