صفحه اصلی |   نقشه سایت
 
 
 
   
 
 
 

     
نرم افزار اتوماسیون اداری

پارامترهای ارزیابی نرم افزار اتوماسیون اداری

چكیده

امروزه مزایای استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون فرایندی بر هیچ کس پوشیده نیست و با توجه به بلوغ شدن شرکتها و سازمانها در حوزه‌های مختلف به خصوص حوزه فناوری اطلاعات ، نیازهای استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون بیش از پیش احساس می‌شود. برای پرهیز از مشکلات استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون بر آن شدیم تا به صورت اجمالی پارامترهای ارزیابی اتوماسیون نرم‌افزار را معرفی و بررسی نماییم.

كلمات كلیدی

اتوماسیون فرایندی، بلوغ سازمانی، پارامتر ارزیابی اتوماسیون

 مقدمه

امروزه مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بر هیچ کس پوشیده نیست و با توجه به بالغ شدن شرکتها و سازمانها در حوزه‌های مختلف به خصوص حوزه فناوری اطلاعات، نیازهای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بیش از پیش احساس می‌شود. به طور کلی استفاده از سیستمهای حوزه اتوماسیون اداری می‌تواند کلیه نیازهای ارتباطی، مدیریت زمان و کار، دسترسی آسان و سریع به اطلاعات و البته با دقت، ایجاد نظام استاندارد مکاتبات و ... را رفع کند. متاسفانه با وجود علاقه‌مندی سازمانها به استفاده بهینه از نرم‌افزار اتوماسیون، برای خرید آن تیم تخصصی تشکیل نشده و در بسیاری از موارد صرفا برند شرکت تولید کننده و یا تعداد مشتریها عامل انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون می‌شود. در برخی از موارد نیز ممکن است فروشنده بسیار خوب و کامل نرم‌افزار را پرزنت کند که گویی بهترین نرم‌افزار روی زمین را مشاهده می‌کنید!به نظر ما، برای انتخاب یک نرم‌افزار اتوماسیون خوب پارامترهای ذیل لازم است بررسی شود که به معرفی اجمالی آنها می‌پردازیم:

1. روان و كاربر پسند[1] برای كل لایه‌های سازمان

از آنجا که دایره نفوذ نرم‌افزار اتوماسیون اداری در سطح کل سازمان ‌می‌باشد، بایستی از لحاظ روان و کاربر‌پسند بودن در سطح خوبی باشد. ممکن است افرادی که به عنوان کاربر قرار است از سیستم استفاده کنند به لحاظ علمی و یا انفورماتیکی در سطح مناسبی نباشند. به همین دلیل بایستی انتظار مقاومت در استفاده از نرم‌افزار برای این گروه از کاربران را داشته باشیم. بنابراین بایستی واسط کاربری[2]  آنقدر روان باشد که با مشاهده و یا کار کردن با آن احساس بهتری نسبت به حالت سنتی و غیر الکترونیکی داشته باشد.

2. توانایی پوشش حجم بالای اطلاعات و سرعت مناسب

با توجه با حجم فایلهای اسکن و پیوست‌های مرتبط با فرایند همچنین تعداد رکورد بالای اطلاعات، در صورت طراحی بد بانک اطلاعاتی و یا استفاده نابجا از منابع سرور ، سرعت و کارایی استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون به مرور با افت محسوسی روبرو خواهد شد. در برخی از موارد شخصا بانک‌های اطلاعاتی چند صد گیگا بایتی برخی از سازمانها و شرکتها را مشاهده و مشکلات نگهداری از نسخه‌ای پشتیبان و یا سرعت پایین خواندن اطلاعات را از نزدیک رویت کرده‌ام. متاسفانه در برخی از موارد راه‌حلهایی غیر کارشناسی همانند خارج کردن اطلاعات قدیمی از بانک اطلاعاتی و آرشیو کردن آن ارائه می‌شود. بدیهی است در این موارد مشتری از دسترسی به اطلاعات گذشته خود محروم خواهد شد. به عنوان مثال بسیاری از شرکتها نظیر شرکتهای پیمانکاری و مهندسی با توجه با زمان چند ساله انجام پروژه‌ها نیاز به اطلاعات سوابق پروژه چه در جهت استفاده در مدیریت ادعا[3] و چه در جهت ثبت تجربیات و دانش فنی را خواهند داشت.

 3. آینده‌نگری برای رشد سازمان و رویكرد فرایندی

در برخی از موارد هدف شركت خریدار صرفاً مكانیزه كردن مكاتبات اداری بوده و حذف كاغذ در مكاتبات اداری مورد نظرش می‌باشد. به طور حتم هر شركت نظام و فرایندهای بومی و خاص خود را داراست كه نمی‌توان با گردش كار اتوماسیون اداری در قالب نامه و پیوست نمودن فایل این فرایند را پیاده‌سازی كرد. به عنوان مثال فرایند ساده مرخصی ممكن است با ایجاد یك فایل word و ارجاع آن باعث حذف كاغذ و یا فرم مرخصی باشد. ولی با توجه به متن محور[4] بودن این كار امكان گزارش‌گیری از مرخصی‌ها و محاسبه ساعت و ... وجود نخواهد داشت. بنابراین توصیه می‌شود حتما برای خرید اتوماسیون، ابزارهای مولد فرایند و گزارش‌ساز در سیستم وجود داشته باشد تا خودتان بتوانید این قبیل فرایندها را تولید كرده و از طریق ابزارهای گزارش‌ساز ، خروجی مناسب را تولید كنید.

4. آموزش و استقرار مناسب

با توجه به اینكه قرار است این سیستم در سطح كل سازمان نفوذ پیدا كرده و همه لایه‌های سازمانی از آن استفاده نمایند، بایستی سناریوی كاملا رویداد گرا برای آموزش و استقرار آن در نظر گرفت. معمولا شركت فروشنده، یك برنامه كلاسیك آموزش و استقرار را تدوین كرده و طی آن مرحله به مرحله پیشرفت برنامه حصول پیدا خواهد كرد. ایرادی كه در این روشها وجود دارد این است كه ممكن است به هر دلیلی شركت خریدار و یا كاربران، تجربه ناموفق روی سیستمهای اتوماسیون داشته باشند. همچنین ممكن است برخی از فرایندها نفوذ بیشتری نسبت به سایر فرایندها داشته باشند كه بهتر این موارد در ابتدا كار پیاده‌سازی شوند. مثل فرایندهای مرخصی، ماموریت، درخواست خرید و ... كه علاوه بر نفوذ و استفاده روزمره در سازمان بدلیل سادگی راحتتر قابل اجرا می‌باشند. بنابراین در آموزش و استقرار بایستی شناخت لازم از مشتری و كاربران استفاده كننده، تجربه موفق یا ناموفق روی اتوماسیون ، شناسایی فرایندهای با نفوذ ساده و به طور كلی یك فرایند آموزش و استقرار رویداد گرا در نظر گرفته شود.

5. مدیریت و راهبری ساده سیستم

به طور عموم تعداد کاربران استفاده ‌کننده از نرم‌افزار اتوماسیون نسبت به نرم‌افزارهای نظیر مالی و حسابداری بیشتر است. معمولا نرم‌افزار اتوماسیون اداری در کل سازمان قابل استفاده است ولی نرم‌افزار مالی فقط در قسمت مالی قابل دسترس است که بدیهی است این تعداد قابل قیاس با هم نیست. راهبری این سیستم با این تعداد کاربر بالا بسیار متفاوت با سیستمهای دیگر است. اگر امکانات نرم‌افزاری که برای سهولت راهبری سیستم بایستی وجود داشته باشد، پیش‌بینی نشده باشد با تغییر فرایندها و حتی تغییر سمت یک کاربر و یا اضافه نمودن یک کاربر جدید، راهبر سیستم مراحل زیادی برای تخصیص دسترسی، بروز کردن فرایندهای مرتبط و ... را بایستی انجام دهد. این پروسه می‌تواند یک پروسه طولانی و با خطا بوده و راهبری سیستم را دچار مشکل می‌کند.

 6. هزينه خرید و خدمات پشتیبانی

خوشبختانه شرکتهای نرم‌افزاری زیادی در زمینه تولید نرم‌افزار اتوماسیون اداری فعالیت می‌کنند. مشتری می‌تواند طی مناقصه شرکتهای مناسب را دعوت کرده و فرایند خرید را انجام دهد. نکته مهمی که در این خصوص وجود دارد بررسی قیمت و خدمات پشتیبانی است که بایستی حتما مد نظر قرار گیرد. در برخی از موارد مشاهده شده علی‌رغم قیمت مناسب خود نرم‌افزار، هزینه خدمات پشتیبانی بسیار بالا بوده و با توجه به آلوده شدن مشتری به نرم‌افزار و بعضا برخی از سیاستهای غیرحرفه‌ای شرکت تولید کننده، مشتری ملزم به انعقاد قرارداد پشتیبانی می‌باشد. پیشنهاد می‌گردد در قرارداد فروش نرخ خدمات پشتیبانی و میزان افزایش سالانه آن، ضمانت در خصوص رفع ایراد نرم‌افزار بدون نیاز قرارداد پشتیبانی و سایر تمهیدات لازم دیده شود.


[1] User Friendly

[2] User Interface

[3] Claim Management

[4] Text Base

● تماس تلفنی:
اگر سوالی دارید كارشناسان فروش و مشاوره شركت با شماره 22653367 الی 70 آماده پاسخگویی به شما هستند. همچنین برای دریافت اصل مقاله "پارامترهای ارزیابی نرم افزار اتوماسیون اداری فرایندی" به صورت pdf اینجا را كلیك كنید. 

 
ارزيابي نرم افزار اتوماسيون اداري
         
   

■ مقالات مرتبط با نرم افزار اتوماسيون اداري

 

■ مقالات مرتبط با BPMS

■ محصولات

● كاهش هزینه های سازمان با اتوماسيون اداری ● تعالی سازمانی با نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار ● نرم افزار مدیریت و آرشیو پیمان
● پارامترهای ارزیابی نرم افزار اتوماسیون اداری ● ریسکهای اجرای BPMS ● نرم افزار اتوماسیون اداری كتیبه
● تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداري و نرم افزار BPMS ● BPMS و نسلهاي مختلف سيستمهاي مديريت اطلاعات ● نرم افزار BPMS (مدیریت فرایندهای کاری)
● گام به گام حرکت به سوی تعالی سازمانی بخش اول ● BPR چیست؟ ● نرم افزار مدیريت اسناد مهندسی EDMS
● گام به گام حرکت به سوی تعالی سازمانی بخش دوم ● DSS چیست؟ ● نرم افزار حسابداری مالی اُرُد
● گام به گام حرکت به سوی تعالی سازمانی بخش سوم ● BPMS و نرم افزار بایگانی و آرشیو فنی و مهندسی ● نرم افزار حسابداری خزانه‌داری اُرُد
● گام به گام حرکت به سوی تعالی سازمانی بخش چهارم ● BPMS و نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات
● ارتباط نرم افزار اتوماسیون اداری كتيبه و سيستم مديريت گردش كار ● مزایا و معایب استفاده از نرم افزار BPMS نسبت به نرم افزارهای استاندارد
● راهكار استفاده از نرم افزار اتوماسيون اداري با پراكندگي جغرافيايي ● BPMS و سیستم مدیریت پروژه
● ارزیابی نیروی انسانی با نرم افزار اتوماسیون اداری ● چالش BPMS و برنامه نويسان
● نرم افزار اتوماسيون اداری رايگان ؟ ● تكامل نرم افزار MIS با نرم افزار BPMS
● مزایای اتوماسیون اداری - بخش اول : ساماندهی الگوهای مكاتبات ● خبرگي نرم افزار BPMS با Workflow خبره
● مزایای اتوماسیون اداری - بخش دوم : نظم‌دهي و نظارت بر ارتباطات ● استفاده از شبکه های عصبی یادگیر در Workflow خبره
● مزایای اتوماسیون اداری - بخش سوم : نظارت بر تكميل نامه ● ایجاد حافظه سازمانی با نرم افزار BPMS
● هرم تعالی سازمانی و نرم افزار BPMS
● تهیه شابلون فرایند جهت ارتباط نرم افزار BPMS و نرم افزار حسابداری
● نقش web service ها در يكپارچگي اطلاعات در نرم افزار BPMS خبره
● BPMS و سیستم مدیریت انبار
● BPMS و سیستم پیگیری فروش و CRM

■ خدمات شبکه

■ ارتباط با مشتری

■ ابزارهای جانبی

راه اندازي و پشتیبانی شبكه درخواست دمو گزارش ساز
نصب و راه اندازی تجهیزات میکروتیک درخواست نمایندگی فرم ساز
  دریافت بروشور آشنایی با شركت  
  ارسال تيكت به واحد پشتيباني نرم افزار  
 
                                   

برخی مشتریان  ■

seprator                  
شركت ام جي اي كوتير ايليا Seprator فرادريا عرشه پژوهشگاه ملي اقيانوسي شناسي شركت گاما شركت نداي علم و صنعت شركت تهران جنوب پژوهش عمران راهوار شركت سازه كيفيت پايدار شركت كان آذين گروه وسام موتور
                 
شركت فرايندسازان انرژي موسسه نصب گستر ساحل سيمان خوزستان شركت آب و فاضلاب استان مركزي شركت سازه‌هاي صنعتي آذران شركت مديريت توليد برق مشهد شركت تهران گروه شركن مهندسي والا انرژي شركت مهندسين مشاور پژوهشهاي ساختماني ايران شركت ثامن سازه عرش
                 
شركت سوربن شمال شركت ماشين سازي ويژه قرارگاه خاتم(ص) ماكاروني رشد فرا تحقيق سپاهان شركت سرمايه گذاري مس شركت ساختماني ايستافر شركت ناورود موسسه عمران صنعت شركت سكوكار
                 

 

   
کلیه حقوق مادی و معنوی این سایت متعلق به شركت مهندسي نرم‌افزار فراتحليل‌گران ورجاوند می باشد