نرم افزار BPMS چیست؟

نرم افزار BPMS یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (Business Process Management System) ابزاری قدرتمند و پویاست که به مشتری این امکان را می‌دهد تا فرآیندهای موردنیاز خود را طراحی، اجرا و مدیریت کنند. یکی از مزایای کلیدی این نرم‌افزار، قابلیت طراحی فرآیندها توسط خود کاربران است که این امر باعث کاهش چشمگیر هزینه‌های زمانی و مالی در تولید و پیاده‌سازی فرآیندها می‌شود.

BPMS مثل سازمان شما زنده است

با توجه به ماهیت زنده بودن فرایندها و نیاز مستمر به تغییرات، BPMS بایستی به گونه‌ای باشد که چرخه تغییر و حیات فرایند (Life Cycle Process) را در هر زمان پوشش دهد. فرایندها همانند موجودات زنده به تدریج تکامل پیدا می‌کنند. این تکامل تدریجی است. برای همین می‌گوییم BPMS یک نرم افزار تکاملی(Evolutionary software) است. BPMS به سازمان کمک می‌کند با رصد لحظه‌ای فرایندها، بهبود تدریجی کارها را انجام شود.

مساله محور بودن در مقابل متد محور بودن

یکی از اصول مهم در مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندها، اصل پارتو یا همان قانون ۸۰/۲۰ است. این قانون بیان می‌کند که ۸۰ درصد نتایج تنها با ۲۰ درصد از تلاش‌ها به دست می‌آید. در BPMS نیز این اصل کاملاً صدق می‌کند. به جای تمرکز صرف بر روش‌ها و متدها، مسئله‌محور عمل کنید. ببینید در سازمان شما چه مشکلاتی وجود دارد و کدامیک از این مشکلات، تواتر و تکرار زیادی دارند. اولویت را به رفع این مسائل پرتکرار بدهید. با این رویکرد، می‌توانید ۸۰ درصد از مشکلات سازمان را با حل ۲۰ درصد از مسائل پرتکرار برطرف کنید. این نگرش، سازمان شما را از پرداختن به جزئیات غیرضروری دور کرده و بر نتایج مؤثر و واقعی متمرکز می‌کند.

راز کم هزینه بودن نرم افزار BPMS

دلیل اصلی کم‌هزینه بودن BPMS، چابکی (Agile) آن و عدم نیاز به تولیدکننده نرم‌افزار برای اعمال تغییرات است. در این سیستم، تغییرات به‌صورت سریع و با هزینه‌ای مناسب (با کمترین منابع) توسط خود مشتری انجام می‌شود. در این روش، مالک فرآیند به‌عنوان مهم‌ترین عنصر در اجرای فرآیند نقش‌آفرینی می‌کند. ایده اصلی استفاده از BPMS این است که نیازهای کاربران تأمین شده و استقلال آنها حفظ شود. واقعیت این است که هیچ‌کس بهتر از خود مشتری نمی‌داند که چه می‌خواهد. بنابراین، بهترین راه توسعه نرم‌افزاری در سازمان این است که خود مالک فرآیند یا مشتری در اجرای فرآیندها مشارکت داشته باشد. اگر یک BPMS مناسب خریداری کنید، قول می‌دهیم دیگر نیازی به نرم‌افزار دیگری نخواهید داشت. همه آنچه نیاز دارید را از BPMS بخواهید و آن را مطابق نیازهای سازمان خود توسعه دهید.

BPMS چگونه کار می‌کند؟

روش اجرای کار در BPMS یک فرایند گام‌به‌گام است. در این روش، مالک فرآیند که خود یکی از اعضای تیم اجرایی است، نیازهای خود را به‌صورت مستنداتی ساده بیان می‌کند. این مستندات در قالب فرم‌ها، گزارش‌ها، گردش کار و داشبوردهای اولیه طراحی و اجرا می‌شوند. با گذشت زمان و استفاده عملی از سیستم، نیازهای جدید شناسایی شده و در بستر BPMS اضافه می‌شوند، که این امر موجب بهینه‌سازی مداوم فرآیندها می‌شود. در این سیستم، مالک فرآیند نه تنها در اجرای فرآیند سهیم است، بلکه رویدادهای جاری را رصد کرده و فرآیند را به‌روز می‌کند. به همین دلیل است که می‌گوییم “استقرار bpms یک پروسه رویداد گرا است” با مشارکت مالک فرآیند در توسعه و اجرای فرآیند، درک عمیق‌تری از فرآیند نرم‌افزاری تولید شده ایجاد شده و حس مالکیت و رضایت بیشتری به او منتقل می‌شود. این مشارکت، علاوه بر ارتقای کیفیت فرآیند، رضایت مالک فرآیند را نیز تضمین می‌کند.

روش کار مستندسازی ما چگونه است؟

یکی از چالش‌های اصلی در تهیه مستندات، عدم آشنایی با اصول مستندسازی است. استانداردهای پیچیده و زمان‌بر، گاهی از دید یک شرکت، فرآیند مستندسازی را دشوار کرده و ممکن است به اختلال در این روال منجر شوند. برای حل این مشکل، ما یک روش ساده و کارآمد برای مستندسازی ارائه می‌دهیم که حتی با حداقل دانش تخصصی، امکان تولید مستندات را فراهم می‌کند. این روش به شما کمک می‌کند که بدون دغدغه و نگرانی درباره قالب‌ها و استانداردهای پیچیده، مستندات خود را آماده کنید. نیازی نیست در ابتدا هزینه‌های سنگین برای مستندسازی صرف کنید. روش ما به گونه‌ای طراحی شده است که در هر سطحی از دانش، بتوانید مستندات کاربردی و مؤثر تولید کنید. بنابراین، فرآیند مستندسازی برای شما آسان، سریع و مقرون‌به‌صرفه خواهد بود.

فيلم معرفي نرم افزار BPMS کتيبه

آیا نیاز است همه فرایندها مستند شود؟

خیر، نیازی نیست که همه فرآیندها مستند شوند. اگر زمان و هزینه زیادی را برای مستندسازی فرآیندها صرف کنید، ممکن است هنگام پیاده‌سازی به این نتیجه برسید که مستندات شما نیاز به بازطراحی دارند. بنابراین، فرآیند مستندسازی و اجرای آن در BPMS باید سریع و چابک باشد. پول خود را صرف مشاوره‌های ناکارآمد نکنید. بهتر است گام به گام پیش بروید و کار را پیچیده نکنید. داشتن یک نقشه راه (Road Map) برای شما مفید است، اما نیازی نیست که تمام جزئیات آن مطرح شود. فقط کافی است بدانید که چه می‌خواهید. اگر به هر دلیلی نمی‌توانید مستندات را تهیه کنید، ما این کار را برای شما انجام خواهیم داد. ما نقش واحد سیستم‌ها و روش‌ها  را برای شما بازی می‌کنیم. با مستندسازی و اجرای فرآیندهای ساده‌تر، پرتکرارتر و با تنش بیشتر، سازمان شما را برای اجرای فرآیندهای پیچیده‌تر آماده خواهیم کرد.

چرا نرم افزار BPMS کتیبه را انتخاب کنیم؟

امروزه با اندکی جستجو در فضای وب نرم افزارهای bpms زیادی قابل مشاهده خواهد بود. وجود این همه شرکت فروشنده و یا تولید کننده bpms، انتخاب نرم افزار bpms مناسب را سخت می‌کند. نکته‌ای که نرم افزار مدیریت فرایند کتیبه را متمایز می‌کند بومی و ایرانی بودن آن است. تجربه سالها مطالعه و تحلیل سیستم‌های مختلف در حوزه‌های گوناگون از جمله مالی، صنعتی و مهندسی ما را به توانمندی رسانده که قادر به ساختن یک نرم افزار bpms ایرانی و بومی شویم. نکته قوت دیگر bpms کتیبه، درک خوب شرکت ورجاوند از نیازهای مشتری و حمایت از روال تحلیل و مستندسازی است که سرعت بهره‌برداری از این نرم‌افزار را افزایش می‌دهد. و اما تفاوت اصلی ما با بسیاری از شرکت‌هایی که تنها اپراتور و کاربر نرم‌افزارهای BPMS خارجی هستند، این است که ما تجربه و لذت طراحی موتور (Engine) BPMS را خود داریم و می‌توانیم به‌صورت چابک فرآیندهای شما را نرم‌افزاری کنیم.

شما در نرم افزار bpms خارجی با توجه به عدم وجود نمایندگی و پشتیبانی نامناسب نمی‌دانید به صورت ۱۰۰% چه کاری را می‌توانید با آن انجام بدهید و چه کاری را نمی‌توانید! واما در نرم‌افزار مدیریت فرآیند کتیبه، ما به‌طور کامل از قابلیت‌های BPMS خود آگاهیم و اگر ویژگی خاصی نیاز باشد که در نسخه فعلی وجود ندارد، آن را در قالب امکانات جدید و ارائه نسخه‌های رایگان به شما اضافه خواهیم کرد. با نرم‌افزار کتیبه چیزی نیست که نتوان تولید کرد. برای درک بهتر از توانمندی‌های ما، کافی است نگاهی به مقاله های تولید شده شرکت ورجاوند در حوزه BPMS بیندازید یا با مشتریان ما تماس بگیرید تا متوجه شوید که چه فرایندهایی با BPMS ما ساخته شده است. بهترین و کم‌هزینه‌ترین روش تبلیغ ما، مشتریانمان هستند. ما با نگاه حرفه‌ای به مشتری، مجبور به ارائه خدمات مناسب و پشتیبانی عالی هستیم. هدف اصلی ما، ارائه نرم‌افزار BPMS است که رضایت مشتری را جلب کند، و با ارائه خدمات مناسب و به‌روز رسانی‌های مداوم این هدف محقق می‌شود. ما پاسخگوی مشتریان خود هستیم و همیشه در کنار آنها برای بهبود و توسعه سیستم‌هایشان خواهیم بود.

روشهای فروش متنوع BPMS کتیبه با توجه به نیاز مشتری:

مشتری برای هر هزینه‌ای که می‌کند، توجیه اقتصادی خواهد داشت. نسخه‌های مختلف BPMS کتیبه، شامل نسخه‌های حرفه‌ای و سبک، با توجه به نیاز مشتری ارائه می‌شود و این نسخه‌ها به راحتی قابل ارتقا خواهند بود. اگر تعداد فرآیندهای شما زیاد نباشد، امکان ارائه نرم‌افزار BPMS به صورت فرایندی و پکیج آماده نیز وجود دارد. بنابراین، قیمت نرم‌افزار BPMS بر اساس ویژگی‌ها و نیازهای خاص سازمان شما قابل تنظیم و ارائه است. این انعطاف‌پذیری به شما کمک می‌کند تا بهترین گزینه متناسب با نیاز و بودجه سازمان خود را انتخاب کنید. خرید bpms با توجه به نیاز شما قابل تعریف است.

اجزای اصلی نرم افزار BPMS کتیبه :

• ابزار فرم ساز: ابزار طراحی فرم‌های سیستم به عنوان مثال بتوان فرم مرخصی و یا مجموعه فرم‌های فرایند خرید را تعریف كرد. فرم ساز کتیبه امکانات بی‌نظیری دارد که توصیه می‌کتیم برای اطلاعات بیشتر ابزار فرم ساز ورجاوند را مشاهده فرمایید.
• سیستم مدیریت گردش کار (Workflow Designer): با سیستم مدیریت گردش کار فلوچارت حركتی فرمها قابل تعریف خواهد بود. برخی از بایدها و نبایدها از طریق گردش کار مدیریت می‌گردد.
• ابزار تعریف پردازش (Process Engine) این پردازش‌ها ممكن است به صورت داخلی (داخل خود سیستم) و یا به صورت خارجی (از سایر سیستم های موجود در سازمان) باشد. استفاده از  web service در اين بخش امكان پذير است. ارسال پردازش‌هایی نظیر ارسال پست الکترونیکی، ارسال پیامک (SMS) و … در این بخش وجود دارد.
• ابزار گزارش ساز که به کمک آن گزارش‌های مورد نیاز مدیریت در قالبهای نمایشی و چاپی به صورت نامحدود قابل استفاده خواهد بود.
• ابزار داشبورد ساز که با دستیابی به شاخصها یا (KPI) مورد نیاز مدیران و پردازش اطلاعات و گزارش‌ها در قالب‌های گرافیکی و نمودارهای متنوع قابل نمایش است. همچنین در صورت درخواست مشتری مبنی بر استفاده از داشبوردسازهایی نظیر Power BI این خدمات طراحی داشبورد نیز توسط واحد پشتیبانی شرکت قابل انجام است. این داشبوردها در کتیبه قابل استفاده خواهد بود.

 قابلیتهای BPMS کتیبه :

• امکان ارتباط با سایر نرم افزارها و موجودیتهای سازمان به صورت مستقیم و یا از طریق وب سرویس.
• امکان تعریف رویداد در فرم‌ها شامل رویدادهای ذخیره سازی، حذف، ویرایش و اعتبارسنجی.
• یکپارچگی با  نرم افزار اتوماسیون اداری قدرتمند كتيبه و وجود کارتابل و فضای کاری یکسان. این یکپارچگی در سطح رابط کاربری و بانک اطلاعاتی است.
• استفاده به صورت ویندوز و وب بیس و یا استفاده بر اساس روش انتشار اطلاعات (Replication)
• کاملا ایرانی و بومی و ساخته شده توسط واحد تولید شرکت فراتحلیل‌گران ورجاوند و بدون نیاز به نرم افزار واسط و یا ترجمه شده.
• پشتیبانی مناسب و پاسخگو در حین کار در طراحی و پیاده سازی فرایندها. BPMS مناسب پشتیبانی خوب می‌خواهد. مهمترین ویژگی ما پاسخگو بودن به مشتری در طول اجرای فرایندهاست.
• تولید گردش کارهای پیچیده(Workflow) به صورت گراف بر اساس قوانینی كه شما تعریف می‌كنید در نرم افزار فرایند ساز کتیبه مقدور است. به عنوان مثال بر اساس روابط موجود در چارت سازمانی و یا هر شرط پیچیده‌ای كه شما در نظر دارید. ضمن اینكه انواع شرائط سازمان شما برای حركت فرایند قابل پیاده‌سازی است. تعریف دسترسی دسترسی در هر مرحله قابل تعمیم است. برای درک بهتر تصمیم سازی در گردش کار بهتر است بخش DSS را مطالعه فرمایید.
• ابزار ردیابی فرایند كه از طریق كارتابل قابل پیگیری است. مراحل اجرايي كار به صورت درختي، ليستي و فلوچارتي قابل نمايش است.
• منو ساز جهت جانمایی مناسب فرم‌ها و گزارش‌ها. وقتی تعداد فرم‌ها و گزارش‌ها زیاد شوند چاره‌ی جز منوسازی ندارید. اگر تمایل دارید می‌توانید منوها را داخل پنلهای مدیریتی قرار دهید.
• مدیریت آلارم و یادآوری: در نرم افزار مدیریت فرایند کتیبه امکان تعریف خودکار آلارم و یادآوری برای فرایندهایی که نیاز به کنترل تاریخ و زمانبندی دارد مهیا است.
• محیط کاربری بسیار ساده جهت طراحی فرایندهای پیچیده. همچنین رابط کاربری با توجه به سلیقه هر کاربر قابل بومی سازی است.
• با توجه به اینکه ساخت مدل کاری و موجودیت‌های بانک اطلاعاتی به صورت کاملا شفاف وجود دارد مشتری به راحتی به ساختارهای تولید شده در bpms دسترسی دارد. به بیان دیگر پشت سیستم BPMS در اختیار مشتری قرار می‌گیرد.
• امکان هشتک گذاری‌های هوشمند برای تولید ابرمتا دیتا و امکان هدایت کاربران با کمترین خبرگی و آگاهی از فرایند در دست اقدام. به کمک این امکان شما قادر به خلق پایگاه دانش خواهید بود.
• ریسک پایین و قیمت مناسب: به دلیل ساخت موتورهای bpms کتیبه در واحد تولید شرکت ورجاوند، نرم افزار کتیبه یک bpms ایرانی و بومی است. به همین دلیل تسلط کافی بر روی این ابزارها وجود دارد و مشتریان بدون هیچ گونه نگرانی می‌توانند فرایندهای خود در bpms ورجاوند تولید و راهبری کنند. ذکر این نکته لازم است که هیچ شرکتی نمی‌تواند ادعا کند که نرم افزار bpms خودش همه چیز را پوشش می‌دهد. آنچه مهم است این است که شرکت تولید کننده با فیدبک و بازخوردی که از مشتری می‌گیرد، بتواند در زمان مناسب پاسخگو باشد. اینکار فقط توسط شرکت‌هایی که خودشان تولید کننده bpms هستند قابل انجام است. خرید BPMS خارجی ریسک بالایی دارد. پاسخگو بودن مزیت ماست.

اگر می‌خواهید با معیارهای خرید نرم افزار bpms آشنا شوید نمونه RFP نرم افزار BPMS را ببینید

اگر اتوماسیون اداری دارید اجباری به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه نیست. خرید BPMS به شرط خرید اتوماسیون اداری در شرکت ما جایگاهی ندارد.

مقالات مرتبط با نرم افزار BPMS :