با توجه به دامنه نفوذ نرم افزار اتوماسیون اداری در شرکتها و سازمانها و اینکه از این سیستم قرار است کل پرسنل شرکت استفاده کنند، فرایند خرید آن بایستی با دقت و وسواس خاصی انجام پذیرد. حال با توجه به نیاز بسیاری از شرکتها مبنی بر ارسال نمونه RFP نرم افزار اتوماسیون اداری ، یک نمونه RFP نرم افزار اتوماسیون اداری جهت ارسال به فروشنده نرم افزار به شکل زیر اعلام میگردد و در پاسخ فروشنده پروپوزال نرم افزاری خود را به خریدار ارسال میکند.
نمونه RFP نرم افزار اتوماسیون اداری
نوع Database |
نوع برنامه (Web Based Or Client Server) |
سازگاري با چه Browser هايي دارد |
آرشيو اسناد |
نحوه ذخيره سازي پيوست ها و يا آرشيو کردن فايلها |
امکان کد گذاري روي فايلهاي ضميمه و آرشيو |
امکان ايجاد نظر سنجي و ارزشيابي از کارکنان |
تعريف چارت سازماني، به تفکيک واحدها و پست هاي سازماني و مديريت ها و امکان انتساب کاربران، تعيين دسترسيهاي هر نقش و تخصيص کاربران به نقشهاي مختلف |
امکان تعريف اشخاص (حقيقي و حقوقي ) طرف مکاتبه با کليه جزئيات |
تعريف گروههاي مکاتباتي داخلي و خارجي، شخصي و عمومي |
امکان تعريف گروه براي تخصيص دسترسي هاي مشابه |
امکان دسترسي جداگانه در جريان گردش کار مستقل از ساير دسترسي ها |
نحوه دسترسي فرمها به کاربران چگونه است |
امکان تعيين جانشين براي هر يک از کاربران و پستهاي سازماني توسط مدير سيستم و خود کاربر |
تعريف دسترسي هاي امنيتي روي نامه ارجاع شده (يعني کاربر دريافت کننده به کدام اطلاعات نامه دسترسي دارد و چه عملياتي مي تواند انجام دهد) |
امکان محول کردن انجام Task به اشخاص ديگر با رعايت سلسله مراتب چارت سازماني |
گروه بندي گزارش هاي ايجاد شده و اعطاي مجوز دسترسي به آنها |
امکان بازبيني مراحل طي شده نامه بصورت Visual و مشاهده اقدامات انجام شده توسط کاربران مختلف |
امکان تفويض کارتابل به جانشين توسط هر کاربر |
امکان Check in و Check out براي جلوگيري از تغييرهمزمان يک سند |
امکان تعريف مدير سيستم براي واحدهاي مختلف |
امکان مشاهده کارتابل هر کاربر توسط مافوق |
امکان ايجاد Task با مشخصاتي از قبيل موضوع، نوع، اولويت، شخصي بودن، نوع اقدام، سند وابسته، پارافهاي صوتي و متني، مهلت انجام و الگوريتم پذيرش |
امکان ارجاع Task به کاربران ديگر |
تعريف دبيرخانه هاي متعدد با تعداد دلخواه دوره دبيرخانه و تعريف دفاتر انديکاتور متعدد براي هر دبيرخانه |
تعريف الگوهاي مختلف براي شماره نامه و استفاده از آنها در دفاتر انديکاتور |
امکان تعريف کارتابل محلي براي کاربران داخلي فاقد ارتباط اينترنتي |
ورودي و خروجي ها در يک کارتابل هستند يا جداگانه |
امکان تعريف پوشه هاي متعدد جهت دسته بنديTask ها ( مانند پيگيريهاي جاري، پيگيريهاي محول شده، پيگيريهاي آتي و پيگيريهاي مختومه و …) |
ايجاد کارتابل جاري براي هر يک از کاربران جهت مشاهده کارها و نامه هاي ارجاعي |
امکان Customize کردن کارتابل توسط هر کاربر |
امکان مشاهده نامه ها و مشخصات آنها و فايل هاي پيوست هر نامه از طريق کارتابل |
امکان ثبت نامه هاي صادره، وارده و داخلي |
امکان امضاء نامه صادره و داخلي ( تبديل نامه پيش نويس به نامه) |
امکان تعريف اطلاعات پايه مورد نياز در سيستم اتوماسيون (طبقه بندي امنيتي نامه، انواع ارجحيت نامه، روش ارسال نامه ، انواع روابط بين نامه ها ، دلائل ارجاع، پارافهاي پرتکرار و … |
ايجاد ارتباطات استاندارد(پيرو، بازگشت و عطف) و ارتباطات دلخواه تعريف شده توسط کاربر بين نامه ها و امکان مشاهده نامه هاي مرتبط |
اختصاص شماره نامه به همراه تاريخ ثبت به صورت خودکار ( براي نامه هاي داخلي و صادره) |
امکان ثبت نامه با شماره دلخواه |
امکان ثبت نامه هاي بدون شماره مانند درخواست هاي شخصي يا نامه هاي ارباب رجوع |
ارسال نامه صادره و داخلي براي چندين گيرنده |
ارسال رونوشت نامه صادره و داخلي براي چندين گيرنده |
امکان تهيه و چاپ رسيد نامه براي نامه هاي وارده و صادره |
تهيه فرمتهاي متعدد جهت چاپ نامه هاي داخلي يا صادره |
امکان ارجاع نامه به واحد، پست سازماني و يا کارمند سازمان |
ارجاع نامه به چندين مخاطب (مانند يک گروه مکاتباتي) |
امکان تاييد نامه صادره و داخلي |
تعيين مهلت پاسخ ( اقدام )براي نامه ارجاع شده |
امکان اصلاح Task( از نوع ارجاع، پيگيري يا هر نوع ديگر) توسط ايجاد کننده آن |
امکان اصلاح و پيگيري نامه ها و تعيين زمان پيگيري و ايجاد زنجيره پيگيري و مشاهده نتايج يک زنجيره پيگيري با استفاده از سرويس Task |
پيشگيري از ثبت تكراري يك سند |
امکان ايجاد پيوستهاي متعدد براي هرTask ( مانند فايلهاي مختلف متني، تصويري و …) |
امکان ايجاد نامه پيش نويس (Draft)براي نامه هاي صادره و داخلي و تصحيح مکرر آن تا مرحله نهائي |
ارجاع نامه پيش نويس |
فرمت فايلهايي که توسط برنامه قابل ذخيره است و نيز فرمت فايلهايي که قابل Import کردن است |
قابليتهاي ورود فايلهاي پيوست به برنامه (اسکن, وب, ايميل, فکس و…) |
ورود متن نامه و پيوست هاي نامه ( از طريق اسکن حتي در وب بيس، فايل، فکس و Email) |
امکان تهيه فرمتهاي متعدد(Templates) جهت ايجاد متن نامه هاي داخلي يا صادره يا فرمها |
امکان ارسال و دريافت متن نامه از طريق فکس و email در درون برنامه |
پاراف نامه بصورت متن، صوت يا با استفاده از قلم نوري |
امکان اتصال به ميل سرور براي ارسال و دريافت ميل |
امکان ارسال و دريافت فکس با استفاده از ارسال به يک سرور فکس |
ايجاد پوشه پيامهاي دريافتي(Inbox) براي هر کاربر جهت مشاهده پيامهاي دريافتي |
ايجاد پوشه پيامهاي ارسالي (Outbox) براي هر کاربر جهت ذخيره سازي پيامهاي ارسالي |
امکان Preview فايلها با فرمت هاي مختلف در برنامه |
امکانات تايپ و ويرايش نامه ها و ضمايم در برنامه |
امکان استفاده از برنامه Microsoft Word براي تايپ نامه و نوع ويرايش آن |
مشاهده و بازيابي اطلاعات حذف شده از کارتابل |
امکان مشاهده درخت پيگيري |
امکان ضبط صوت و يا استفاده از فايل هاي صوتي موجود به عنوان هشدار صوتي |
نوع گزارش ساز برنامه |
امکان ذخيره گزارش ها |
انواع فرمت گزارش هاي ذخيره شده |
چاپ نتايج گزارش يا ارسال اطلاعات استخراج شده به محيط Excel يا Word |
تهيه گزارش هاي ساده با استفاده از يک گزارش ساز براساس ترکيب فيلدهاي اطلاعاتي نامه از جمله زمان و IP |
امکان تهيه گزارش مربوط به سوابق نامه ها شامل نامه هاي عطف، پيرو و جوابيه |
توليد گزارشهاي آماري بر اساس نام و نوع موسسه، ايجاد کنندگان و تاييد کنندگان نامه، به تفکيک واحد يا پست سازماني، براساس سطح محرمانگي يا نحوه ارسال و دريافت و … |
امکان گزارش گيري و مشاهده نامه هاي دردست اقدام و مکاتبات بدون پاسخ |
امکان مشاهده، فيلتر، جستجو و تهيه گزارش ازLog file |
امکان جستجوي نامه ها بصورت پارامتريک بر اساس کليه فيلدهاي اطلاعاتي بصورت تک فيلد يا ترکيب چند فيلد اطلاعاتي |
امکان اعمال فيلترهاي ساده و پيشرفته روي ليست نامه ها ( و ليستهاي ديگر). جستجوي نامه ها بر اساس کليد واژگان |
انتساب کليد واژگان فارسي و انگليسي به نامه ها و استفاده از آنها در جستجوي نامه |
امکان مشاهده مشخصات و متن نامه و پيوستهاي آن بعد از جستجو يا فيلتر |
امکان تعيين ريز عملياتي که بايد براي آنها سوابق (Log )تهيه و نگهداري شود |
امکان تعريف فرمهايي به شکل نظام پيشنهادات |
Version Control امکان تغيير ضمايم, نسخه گذاري |
امکان ارسال پيامهاي فوري (Instant Message)براي کاربراني که وارد برنامه شده اند |
امکان وابسته کردن يک سند با نوع دلخواه به هر Task (مانند نامه و ساير مستندات مورد نياز يک سازمان) |
امکان مشاهده کاربران فعال در حال حاضر با امکان Refresh شدن لحظه اي |
هشدار اتوماتيک از طرف سيستم براي اعلام زمان انجام Task و امکان به تعويق انداختن اين زمان |
ايجاد هشدار دهنده (Reminder)براي دادن هشدار و امکان اتصال آن به يک Task |
امکان به تعويق انداختن زمان هشدار يا متوقف کردن هشدار دهنده |
امکان تعریف عملیات میانبر |
امکان ثبت عمليات انجام شده توسط کاربران مختلف درLog file |
با درود. ممنون از نکته ای که گفتید. در واقع RFP درخواستی برای ارائه یک پیشنهاد فنی است. منظور ما هم همین بوده است و میخواستیم عنوان کنیم کسی میخواهید نرم افزار اتوماسیون اداری بخرد میتواند از این پیشنهاد استفاده کند.
با سپاس
سلام عزیزم RFP همون پروپوزال نیست و با هم فرق دارند یا علی