امنیت در نرم افزار BPMS و اتوماسیون اداری کتیبه: چالش‌ها و راهکارها

امنیت در نرم افزار BPMS و اتوماسیون اداری به دلیل نقش کلیدی خود در خودکارسازی و مدیریت فرآیندهای سازمانی، یکی از اهداف مهم برای تهدیدات امنیتی است. امنیت در نرم افزار BPMS  و اتوماسیون اداری نه‌تنها بر حفاظت از داده‌ها تأثیر می‌گذارد، بلکه می‌تواند بر عملکرد سازمان و اعتبار آن نیز تأثیر بسزایی داشته باشد. در این مقاله، چالش‌های امنیتی نرم افزار BPMS و اتوماسیون اداری به همراه راهکارهایی که ما در نرم افزار کتیبه برای رفع آن‌ها انجام داده‌ایم، بررسی می‌شود.

بهترین راهکارهای ما در نرم افزار کتیبه برای حفاظت از داده‌های سازمانی شما

۱٫ دسترسی غیرمجاز به داده‌ها : تهدیدات و راهکارها

امنیت در نرم افزار BPMS و اتوماسیون اداری معمولاً شامل مدیریت حجم بالایی از داده‌های سازمانی، اعم از اطلاعات مشتریان، فرآیندهای تجاری و اسناد حساس است. دسترسی غیرمجاز زمانی رخ می‌دهد که افراد یا سیستم‌های غیرمجاز به این اطلاعات دسترسی پیدا کنند، که می‌تواند منجر به سرقت داده‌ها، تغییرات غیرمجاز در فرآیندها و حتی از دست رفتن اطلاعات شود.
در نرم‌افزار کتیبه، این چالش با راهکارهای متنوعی مدیریت شده است:

• دسته‌بندی سطح دسترسی به رکوردها
  • امکان تعیین سطح دسترسی کاربران به رکوردهای مختلف بر اساس نقش و پست سازمانی
  • جلوگیری از مشاهده یا ویرایش اطلاعات توسط افراد غیرمجاز
  • افزایش امنیت و کنترل بهتر بر داده‌های حساس
• تنظیم ترکیب نمایش فیلدها بر اساس پست و سمت
  • قابلیت نمایش یا مخفی‌سازی فیلدهای خاص برای کاربران مختلف بسته به جایگاه سازمانی آن‌ها
  • سفارشی‌سازی تجربه کاربری و بهینه‌سازی نمایش اطلاعات برای هر نقش
  • جلوگیری از نمایش اطلاعات غیرضروری به افراد فاقد مجوز

۲٫ ردیابی فعالیت‌های کاربران و ثبت رویدادها (Audit Logging)

عدم ثبت و ردیابی دقیق تغییرات و فعالیت‌های کاربران در نرم‌افزار BPMS و اتوماسیون اداری، باعث دشوار شدن شناسایی تهدیدات داخلی و نفوذهای احتمالی می‌شود. ما در نرم‌افزار کتیبه این راهکارها جهت ردیابی فعالیت کاربران داریم:

• ثبت و ردیابی فعالیت‌های کاربران: کتیبه امکان لاگ‌گیری پیشرفته را فراهم می‌کند تا تمام تغییرات و تعاملات کاربران ثبت و قابل بررسی باشد.
• گزارش‌گیری و تحلیل امنیتی: مدیران می‌توانند از طریق ماژول گزارشات امنیتی، فعالیت‌های مشکوک را شناسایی کرده و روندهای رفتاری کاربران را تحلیل کنند.
• هشدارهای امنیتی هوشمند: در صورت وقوع رفتارهای غیرمعمول مانند تلاش‌های مکرر برای ورود ناموفق یا تغییرات غیرمجاز در فرآیندها، سیستم به‌صورت خودکار هشدارهای امنیتی ارسال می‌کند.

نتیجه: با این قابلیت‌های کتیبه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا امنیت فرآیندهای خود را ارتقا داده و هرگونه تهدید داخلی یا خارجی را سریع‌تر شناسایی و مدیریت کنند.

۳٫ محافظت از اطلاعات در حین انتقال و ذخیره‌سازی

در نرم‌افزار BPMS و اتوماسیون اداری، داده‌های حساس ممکن است در معرض تهدیداتی مانند دسترسی غیرمجاز، حملات سایبری و شنود اطلاعات قرار بگیرند. برای جلوگیری از افشای اطلاعات محرمانه، نیاز به مکانیزم‌های قوی برای رمزگذاری و حفاظت از داده‌ها وجود دارد. اما در نرم‌افزار کتیبه این راهکارها را داریم:

• رمزگذاری اطلاعات حساس: در کتیبه، داده‌های حساس به‌صورت کدگذاری‌شده ذخیره می‌شوند تا حتی در صورت دسترسی غیرمجاز، محتوای آن‌ها غیرقابل خواندن باشد.
• مدیریت کلیدهای رمزگذاری: کتیبه از مکانیزم‌های مدیریت کلید پیشرفته استفاده می‌کند تا تنها کاربران مجاز بتوانند داده‌های رمزگذاری‌شده را مشاهده کنند.

نتیجه: با این قابلیت‌ها، کتیبه امنیت اطلاعات را در بالاترین سطح تضمین کرده و از افشای داده‌های حساس در برابر تهدیدات خارجی و داخلی جلوگیری می‌کند.

۴٫ جلوگیری از ورود غیرمجاز و حملات Brute Force

یکی از روش‌های رایج برای نفوذ به سیستم‌های اطلاعاتی، حملات Brute Force است. در این روش، مهاجم تلاش می‌کند با امتحان کردن رمزهای عبور مختلف، به حساب کاربری نفوذ کند. اگر مکانیزم‌های امنیتی مناسبی برای محدود کردن تعداد تلاش‌های ناموفق ورود وجود نداشته باشد، خطر دسترسی غیرمجاز افزایش می‌یابد.
اما راهکار در کتیبه:

• محدودیت در تعداد ورود ناموفق: اگر کاربر چندین بار رمز اشتباه وارد کند، حساب کاربری او به‌طور موقت قفل می‌شود تا از حملات Brute Force جلوگیری شود.
• ارسال اعلان امنیتی: در صورت قفل شدن حساب، یک اعلان به کاربر و مدیر سیستم ارسال می‌شود تا در صورت نیاز، بررسی‌های امنیتی انجام شود.
• بازیابی امن حساب: کاربر می‌تواند از طریق مکانیزم بازیابی امن (مانند تأیید ایمیل یا احراز هویت چندعاملی)، دسترسی خود را مجدداً فعال کند.
• مانیتورینگ تلاش‌های ناموفق: کتیبه تلاش‌های ورود را ثبت کرده و الگوهای مشکوک را شناسایی می‌کند تا از حملات احتمالی جلوگیری شود.

نتیجه: با این قابلیت‌ها، کتیبه از ورود غیرمجاز جلوگیری کرده و امنیت حساب‌های کاربران را تضمین می‌کند، در حالی که همچنان امکان بازیابی امن را برای کاربران مجاز فراهم می‌سازد.

۵٫ مقابله با حملات DoS و کند شدن سیستم

حملات  DoS (Denial of Service) یا حمله محروم‌سازی از سرویس، یکی از چالش‌های مهم امنیت در نرم افزار BPMS و اتوماسیون اداری است. در این نوع حملات، مهاجم سعی می‌کند با ارسال درخواست‌های بیش از حد، سرعت سیستم را کاهش داده و یا به‌طور کلی آن را از دسترس خارج کند.

• تشخیص رفتار غیرعادی کاربران و ربات‌ها: کتیبه از مکانیزم‌های هوشمند برای شناسایی فعالیت‌های غیرعادی (مانند ارسال درخواست‌های مکرر) استفاده می‌کند.
• محدودیت در تعداد درخواست‌ها (Rate Limiting): برای جلوگیری از حملات DoS، تعداد درخواست‌هایی که یک کاربر در مدت مشخص می‌تواند ارسال کند، محدود می‌شود.
• سیستم مدیریت بارگذاری (Load Balancing): کتیبه از توزیع هوشمند پردازش‌ها بین سرورها استفاده می‌کند تا بار ترافیکی سیستم کنترل شود.

۶٫ جلوگیری از ورودهای غیرمجاز از IPهای ناشناس و غیرمجاز

یکی از تهدیدات امنیتی برای سیستم‌های سازمانی، ورودهای غیرمجاز از آدرس‌های IP ناشناس است. مهاجمان ممکن است از طریق شبکه‌های عمومی، VPNها یا ربات‌های مخرب سعی در ورود به سیستم داشته باشند. عدم کنترل بر روی محدوده IPهای مجاز می‌تواند امنیت سازمان را در معرض خطر قرار دهد. اما راهکار در  کتیبه: 

• امکان تعیین محدوده IPهای مجاز: مدیر سیستم می‌تواند فهرستی از IPهای مجاز را تعریف کند تا فقط کاربران داخل سازمان یا شبکه‌های تأییدشده امکان ورود داشته باشند.
• محدودیت ورود از IPهای مشکوک: در صورتی که ورود از IPهای ناشناس یا غیرمجاز شناسایی شود، دسترسی مسدود می‌شود و یک هشدار امنیتی برای مدیر ارسال خواهد شد.
• پیکربندی ورود از شبکه‌های خاص: می‌توان محدودیت‌هایی بر اساس کشور، منطقه جغرافیایی، یا نوع شبکه اعمال کرد تا از دسترسی‌های غیرمجاز جلوگیری شود.
• امکان ثبت و بررسی تلاش‌های ورود ناموفق: تمامی ورودهای موفق و ناموفق به همراه IP ثبت و تحلیل می‌شوند تا فعالیت‌های مشکوک شناسایی شوند.

نتیجه:  با این قابلیت، کتیبه امنیت سیستم را در برابر ورودهای غیرمجاز افزایش داده و فقط به کاربران مجاز از شبکه‌های معتبر اجازه دسترسی می‌دهد