نگاهی تحلیلی به تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS
برای خیلی از کارشناسان حوزه مدیریت فرایند، تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS خیلی واضح و روشن است. با این حال بر آن شدیم تا نگاهی اجمالی به تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS داشته باشیم. هر چند بدلیل شباهت‌هایی که این دو نرم افزار با هم دارند شبهاتی نیز وجود دارد.
- اهداف اجرای سیستم‌ها: هدف از اجرای نرم افزار اتوماسیون اداری، ساماندهی و نظام بخشیدن به فرایندهای مرتبط با سازمان الکترونیکی دبیرخانه است. واحدهایی که نیاز به مکاتبات داخلی با هم دارند و یا در فرایند تولید نامه صادره و یا ثبت نامه وارده و پيگيري آن درگیر هستند از آن استفاده می‌کنند. در صورتیکه هدف از اجرای نرم افزار BPMS، ساماندهی، اجرا و بهبود فرایندهای سازمانی بوده که ممکن است برخی بسیار عمومی و برخی بسیار تخصصی باشند.
- روش استقرار و اجرا: معمولا استقرار، اجرا و آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری طی یک برنامه از پیش تعیین شده با توجه به حدود و ثغور یک سازمان قابل ارائه خواهد بود. در صورتیکه استقرار یک BPMS با در نظر گرفتن حیطه نفوذ آن در سطح کل فرایندهای سازمانی متفاوت بوده و با توجه به پیچیدگی فرایند قابل ارائه خواهد بود. به بیان دیگر فرایند استقرار اتوماسیون اداری کلاسیک و فرایند استقرار نرم افزار BPMS رویداد گرا است.
- کمیته راهبری و مدیریت سیستم متفاوت: کمیته راهبری نرم افزار اتوماسیون اداری معمولا شامل همکاران دبیرخانه و مسئولین دفاتر بوده در صورتیکه کمیته راهبری نرم افزار BPMS شامل زیر کمیته‌های تخصصی با اعضای مالکین فرایند و کمیته اصلی راهبری با هدف حفظ یکپارچگی زیر فرایندها است.
ویدئو تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS
- آنالیز محتوایی فرایند: امکان آنالیز محتوایی فرایند در BPMS وجود دارد در صورتیکه با توجه به متن محور بودن نرم افزار اتوماسیون اداری، محدود آنالیز در سطح متن بسیار محدود خواهد بود. با این تحلیل‌ها امکان تولید داشبوردهای مدیریتی وجود دارد. این قدرت تحلیل محتوایی مهمترین تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS است.
- معمولا نرم افزار اتوماسیون اداری به عنوان یک استاندارد پکیج در بازار نرم افزار وجود دارد در صورتیکه نرم افزار BPMS به عنوان نرم افزار توسعه دهنده فرایند سازمانی با انعطاف پذیری بالا شناخته شده است. حتي در برخی از موارد دیده شده است خود فرایندهای مرتبط با نرم افزار اتوماسیون اداری در قالب نرم افزار BPMS پیاده سازی شده است.
- در برخي موارد فروشنده با ارائه الگوهای متنی كه معمولا در نرم‌افزارهاي office ساخته مي‌شود اعلام مي‌نمايد كه امكان تعريف فرم نيز در نرم‌افزار وجود دارد. اين تفاوت فاحش در آنجاست كه سيستمهاي مبتني بر متن عملا توليد داده و يا meta data را ندارند و همه چيز را به صورت متني مي‌بينند و امكان پردازش روي اين متون بدليل عدم وجود فيلد وجود نخواهد داشت. پس به تفاوت يك فرايند ساز، فرم‌ساز و الگوي متني توجه نماييد. استخراج دانش در سیستمهای مبتنی بر متن وجود ندارد ولی سیستمهای مبتنی بر متا دیتا وجود دارد.
- ذکر این نکته لازم است که نرم افزار BPMS کتیبه آنقدر قدرتمند است که در صورت تمایل مشتری نرم افزار اتوماسیون اداری ۱۰۰% کاستامایز با آن ساخته شود. البته ساخت اتوماسیون اداری با bpms چالشهایی دارد که میتوانید در این مقاله این چالشها را مشاهده فرمایید. انتخاب با شماست.
با درود
نرم افزار اتوماسیون اداری یک برنامه شناخته شده بوده و طبیعتا یک برنامه کلاسیک برای ارائه آموزش و استقرار آن ارائه میشود. البته ممکن است برنامه آموزشی نرم افزار اتوماسیون اداری با توجه به سطح علمی مشتری کمی تغییر کند که اجتناب ناپذیر است. ولی در مورد نرم افزار bpms با توجه به کمیته راهبری و نوع فرایند ، کاملا رویداد گرا است و کمیته راهبری تصمیم میگیرد کدام فرایند بهتر است در ابتدا پیاده سازی شود. برای درک بهتر بهتر است مقاله فاز صفر و انتخاب فرايند اوليه جهت اجرا در نرم افزار BPMS را مطالعه فرمایید.
با سلام. در مقاله بالا اشاره کردید که فرایند استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری از نرم افزار bpms متفاوت است. لطفا کمی بیشتر در این خصوص که چه تفاوتهایی بین استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار bpms وجود دارد
اینکه سیستمی مبتی بر متن است (مثل نرم افزار اتوماسیون اداری)یعنی :
۱- امکان پردازش فقط روی متن وجود دارد و یان یعنی محدودیت و یعنی فقط امکان جستجو روی متن. در این حالت عملیات ساده گزارش گیری مثل ضرب و تقسیم و …. وجود ندارد.
۲- امکان تعریف قانون وجود ندارد. یعنی نیمشود تعریف کرد فلان قسمت بایستی پر شود. در محلهای اعداد بایستی عدد وارد شود و …
۳- امکان تهیه داشبورد نیز وجود ندارد.
و …
و اینکه میگوییم سیستم مبتنی بر metadata (مثل نرم افزار Bpms) یعنی :
۱- امکان تعریف قوانین اعتبار سنحی روی فیلدها وجود دارد که باعث بهبود دریافت اطلاعات صحیح از کاربر میشود.
۲- امکان گزارش گیری حرفه ای و در نتیجه تولید داشبورد میسر است.
۳- دسترسی دادن روی فیلد وجود دارد.
و …
با سلام و خسته نباشید.
در بخشی از مطالب این صفحه اشاره نمودید که نرم افزار اتوماسیون اداری سيستمهاي مبتني بر متن است و نرم افزار bpms مبتنی بر metadata. میشود کمی در این مورد بیشتر توضیح بدهید؟
شما هم میتوانید نرم افزار اتوماسیون اداری ما را تهیه کنید و هم میتوانید با نرم افزار bpms آنرا بسازید. هر دو روش موجود است. نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه دارای ساختار بزرگی است و ممکن است همه ویژگیهای آن به کار شما نخورد. پیشنهاد میکنم نگاهی به لینک RFP نرم افزار اتوماسیون اداری بیندازید. اگر تمام این ویژگیها را میخواهید بهتر است از نرم افزار اتوماسیون اداری آماده کتیبه استفاده کنید.
با سلام. تشکر از مطالب خوبتان در سایت.
سوالی داشتم این است که آیا بهتر است نرم افزار اتوماسیون اداری را با کمک نرم افزار bpms ساخت یا اینکه نرم افزار اتوماسیون اداری آماده تهیه کرد؟
با سلام.
تکنه اینجاست که اطلاعات را در قالب فرمتهای متنی و یا word گردش میدهید و از فیلدهای نامه جهت جستجو و گردش کار استفاده میکنید. در واقه شما با یک شبیه سازی فرم در نامه این کار را میکنید. اگر تعداد فیلدهای شما محدود و شبیه به نامه باشد مشکلی نخواهید داشت ولی اگر فرمهای متنوع با شرایط گردش کار داشته باشید این کار با نرم افزار اتوماسیون اداری قابل انجام نیست. ضمن اینکه امکان گزارش گیری شما بسیار محدود خواهد شد.
ما در نرم افزار اتوماسیون اداریمان دارای گردش کار هستیم و بر اساس فیلدهایی که روی فرم نامه چیده شده است تصمیم گیری میکنیم که نامه چطور گردش پیدا کند. با این کار نیازی به نرم افزار bpms نداریم. آیا روش کار ما درست است یا اینکه ممکن است چیزهایی نرم افزار bpms به ما بدهد که نرم افزار اتوماسیون اداری به ما ندهد؟ لطفا راهنمایی کنید.