چرا نرم افزار مدیریت قراردادها؟
امروزه مدیریت امور مربوط به قراردادها و پیمانکاران در شرکت‌ها به یکی از فعالیت‌های کلیدی تبدیل شده است. با رشد سازمان و افزایش تعداد قراردادها و پیمانکاران، که معمولاً همراه با صورت‌وضعیت‌ها، الحاقیه‌ها و متمم‌های متعدد است، دسته‌بندی و مدیریت این قراردادها به چالشی جدی بدل می‌شود. علاوه بر این، ارزیابی پیمانکاران، به‌ویژه با توجه به تعداد زیاد آن‌ها در پروژه‌های مختلف، فرآیندی زمان‌بر و هزینه‌بر است. اغلب این شرکت‌ها نه‌تنها با تعداد بالای قراردادها و پیمانکاران روبرو هستند، بلکه به دلیل ساختار توزیعی کارگاه‌ها، پیچیدگی رسیدگی به امور قراردادها و پیمان‌ها نیز افزایش می‌یابد.
شرکت فراتحلیل‌گران ورجاوند، با بهره‌گیری از سال‌ها تجربه همکاری با شركت‌های EPC، توانسته نرم‌افزاری طراحی کند که علاوه بر کاهش هزینه‌های مربوط به امور قراردادها و پیمان‌ها، امکان ایجاد آرشیو الكترونیكی فرایندهای مرتبط را نیز فراهم کند. این نرم‌افزار با قابلیت جستجوی سریع، مدیریت کارآمدتر این فرایندها را ممکن ساخته است.
قابلیتهای كلی نرم افزار مدیریت قراردادها و پیمان:
- نگهداری اطلاعات پیمانكاران: در این بخش پیمانكاران به دسته‌بندی پیمانكاران ایرانی حقوقی و حقوقی، پیمانكاران خارجی حقیقی و حقوقی، فروشگاه‌ها، كنسرسیوم و مشاركت‌ها و كارگاه‌ها تقسیم بندی می‌شود. همچنین اطلاعات مورد نیاز همانند اعضا و هیات مدیره، نشانی، كارگاه‌های مرتبط، فعالیت‌های مجاز، گرید، لیست سیاه و … در این بخش قابل ثبت است.
- نگهداری اطلاعات قراردادها: نگهداری اطلاعات و كلیه ضمائم قرارداد، اطلاعات صورت وضعیت‌ها، متمم و الحاقیه، تاریخ و سررسیدهای قرارداد و موارد كه نیاز به هشدار نیز در این بخش قابل تعریف است. ثبت مدارک قراردادها می‌تواند بخشی از نرم افزار آرشیو فنی و مهندسی سازمان را تامین کند.
- امكان ثبت آیین‌نامه و فرمت های قرارداد نیز در این نرم افزار پیش‌بینی شده است و كاربر قادر خواهد بود با توجه به فرمت های قراردادی خاص شركت خود، این اطلاعات را در سیستم ثبت نماید.
- صورت وضعیت‌ها: امكان تعریف صورت وضعیت‌های مرتبط با هر قرارداد در سیستم وجود دارد و امكان تعریف فرمت های چاپی صورت وضعیت به تعداد نامحدود برای كاربر وجود دارد.
- تعریف آیتم های قرارداد: این آیتم ها در قراردادها فهرست‌بهایی با فهرست بهای استاندارد نظام فنی و مهندسی قابل استفاده است. در قراردادهای غیر فهرست بهایی امكان تعریف آیتم و آیتم ستاره دار نیز وجود دارد.
- زیر سیستم ارزیابی پیمانكار: با تعریف شاخص های ارزیابی پیمانكار توسط كاربر، امكان ارزشیابی پیمانكاران با سابقه و بدون سابقه در سیستم وجود دارد.
- گزارش: امكان استفاده از گزارش‌های جامع در زمینه پیمانكاران، قراردادها، صورت وضعیت‌ها در سیستم دیده شده است.
- نرم‌افزار با دید قرارداد پیمانكاران جزء و قرارداد اصلی پیمان دیده شده است.
- امكان استفاده نرم افزار مدیریت قراردادها پیمان در كارگاه و توزیع جغرافیایی نرم افزار وجود دارد.
- امكان تعریف كاربر به تعداد نامحدود و تعریف سطوح دسترسی بر اساس فرم و پروژه در نرم افزار مدیریت قراردادها وجود دارد.
بهره‌برداری از نرم‌افزار امور قراردادها در بستر BPMS
همان‌طور که پیش‌تر توضیح داده شد، نرم‌افزار “پیمان” یک نرم‌افزار آماده (استاندارد پکیج) است که بر اساس نیازهای عمومی صنعت پیمانکاری طراحی شده است. از آنجا که امکان بومی‌سازی آن توسط کاربر وجود ندارد، گروه پشتیبانی شرکت ورجاوند این نرم‌افزار را از طریق بستر BPMS کتیبه نیز پیاده‌سازی کرده است. در این حالت، امکان بومی‌سازی و سفارشی‌سازی نرم‌افزار توسط خود کاربر، چه در سطح فرم‌ها و چه در سطح گزارش‌گیری، فراهم است. با این دو روش، مشتری می‌تواند بر اساس شرایط و نیازهای شرکت خود، گزینه مناسب‌تر را انتخاب کند. تصمیم‌گیری کاملاً بر عهده مشتری است.
یک نمونه داشبورد مدیریت قراردادها