چطور نرم افزار BPMS در کنترل پروژه به ما کمک می‌کند؟
کنترل پروژه چیست؟
کنترل پروژه (Project Control) فرآیندی است که به جمع‌آوری، تحلیل و مدیریت داده‌های پروژه در طول زمان می‌پردازد تا اطمینان حاصل شود که پروژه طبق برنامه‌ریزی‌های تعیین‌شده پیش می‌رود. هدف اصلی این فرآیند، رصد دقیق فعالیت‌ها، پیش‌بینی هزینه‌های زمانی و ریالی، و اتخاذ تصمیمات به موقع برای جلوگیری از انحرافات و تأخیرهای احتمالی است. یکی دیگر از وظایف حیاتی کنترل پروژه، پیش‌بینی ریسک‌ها و مخاطرات احتمالی پروژه است که از طریق رصد مستمر داده‌ها و تحلیل روند پروژه به آن دست می‌یابد. کنترل پروژه به عنوان یکی از ارکان اصلی مدیریت پروژه شناخته می‌شود و اگر به‌طور جدی به آن پرداخته شود، می‌تواند نقش بسزایی در کاهش هزینه‌ها و ریسکهای پروژه ایفا کند. با شناسایی به‌موقع مشکلات و تهدیدات احتمالی، مدیران پروژه قادر خواهند بود تا اقدامات پیشگیرانه لازم را انجام دهند و از وقوع مشکلات بزرگتر جلوگیری کنند. در نتیجه، کنترل پروژه نه‌تنها به افزایش بهره‌وری کمک می‌کند، بلکه به حفظ منابع و تضمین موفقیت پروژه نیز کمک شایانی می‌کند.
کنترل پروژه چطور کار می‌کند؟
- ایجاد ساختار شکست پروژه (WBS) و ارتباط با آن ساختار عملیاتی و گزارشهای روزانه پیشرفت کار.
- تدوین مدیریت ریسک.
- پیگیری ثبت گزارشهای روزانه در سایت و کارگاه و جمع آوری آن.
- شبیه سازی و پیش بینی روند پیشرفت کار بر طبق سوابق جمع آوری شده.
- بودجه بندی و ارتباط آن با اجزای اجرایی پروژه.
- رصد هزینه های پروژه و مقایسه با بودجه پیش بینی شده.
نرم افزار BPMS در خدمت کنترل پروژه
BPMS چیزی نیست جز یک بستر خلق فرایند. پس هر چیزی که به صورت فرایند وجود داشته باشد در آن قابل خلق است.
در مرحله اول خلق کنترل پروژه با BPMS، طراحی سیستم به دید پایین به بالا آغاز می‌شود و در این مرحله، فرمهای گزارش روزانه ساخته می‌شوند. این فرم‌ها اصلی‌ترین بخش در تولید داده های مورد نیاز کنترل پروژه است. به عنوان مثال با تولید فرم گزارشهای روزانه و استفاده از آن در کارگاه ثبت اطلاعات به صورت ساختار توزیع شده (ساختار توزیع شده جفرافیایی کارگاهها) داده‌ها به صورت متمرکز در دسترس است. به لحاظ زمان پیاده‌سازی و به دلیل تنوع فرمهای گزارش، این فاز بیشترین زمان را خواهد بود.
در مرحله دوم، با پایش داده‌ها، گزارشهای پیشرفت پروژه قابل رصد خواهند بود. به دلیل وب‌بیس بودن ابزار BPMS، توزیع جغرافیایی اطلاعات هیچ تاثیری در دسترسی به داده‌ها ندارد. اطلاعات به صورت انفرادی یا تجمیعی پروژه‌ها در دسترس مدیران قرار می‌گیرد. همچنین از طریق سیستم مدیریت شروع فرایند، امکان اجرای زمانبندی شده فرایند و پر کردن فرمهای مرتبط مهیا است. روند تایید فرمهای گزارش روزانه از طریق سیستم مدیریت گردش کار (Workflow) نیز قابل انجام است. شما در کارتابل خود امکان تایید، رد یا ویرایش گزارش‌ها را خواهید داشت.
در طی مرحله اول و دوم کار شما می‌توانید با تهیه برنامه پیش بینی و تخمین انجام فعالیتهای پروژه، مقایسه‌ای هم بین مراحل پیشرفت واقعی و پیش‌بینی شده را داشته باشید. همچنین با تولید داشبوردهای پیشرفت پروژه می‌توانید به صورت نموداری این مقایسه‌ها را ساده تر مشاهده نمایید.
به کمک سیستم کنترل پروژه تولید شده با نرم افزار BPMS ، شما قادر خواهید بود یکی از ارکان مهم سیستم مدیریت پروژه را ایجاد کرده و در صورت اجرای صحیح آن، روند تامین منابع و نظارت بر مصارف پروژه را رصد کنید. مزیت کار با BPMS این است که یک روند تکاملی را مطابق با وضعیت جاری خود خلق می‌کنید. همچنین می‌توانید از طریق ارتباط بین کنترل پروژه تولید شده با BPMS با سایر اجزای پروژه از جمله اسناد مهندسی پیشرفت مدارک نیز قابل رویت است.
اگر به دنبال یک نرم افزار اتوماسیون اداری پروژه محور برای ساماندهی مکاتبات ستاد و پروژه هستید حتما نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه را ببینید.
