پردازش تولید خودکار نامه در نرم افزار BPMS
مواردی پیش آمده که در زمان استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، نیاز است برخی از نامه‌ها خودکار تولید شوند. در پایان یک فرایند(یا در هر مرحله از آن) می‌خواهیم، نامه ای تولید کنیم که در برگیرنده اطلاعات آن فرایند است. مثلا درخواست صدور یک مجوز از سازمانی خارج از شرکت. اگر این مجوز داخلی بود نیازی به نامه نبود و از طریق گردش کار، فرم به مجوز دهنده ارجاع می‌گردید. ولی چون مجوز دهنده خارج از سازمان است بایستی این فرم تبدیل به نامه صادره شود و برایش ارسال گردد. یک مثال دیگر می‌زنیم تا برایتان بهترجا بیفتد پردازش تولید خودکار نامه به چه دردی می‌خورد.
فرایند ارسال صورت وضعیت: فرض کنید در فرایند ثبت قرارداد و ضورت وضعیت، فرم صورت وضعیت تکمیل شده است. بر طبق روال معمول، پس از طی گردش کار لازم، تایید صورت وضعیت دریافت می‌شود. پس از تایید نهایی بایستی اطلاعات صورت وضعیت در قالب یک نامه خودکار برای کارفرما ارسال گردد. با پردازش تولید نامه، این عملیات انجام می‌شود. به بیان دیگر با پردازش تولید خودکار نامه، اطلاعات فرم صورت وضعیت مطابق با نیاز کاربر، در نامه ایجاد می‌شود.
یکی از وِیژگیهای مناسب یک نرم افزار BPMS خوب، کم کد بودن آن است. اگر این پردازش تولید خودکار نامه نبود، بایستی با کد نویسی و یا به صورت دستی نامه را تولید می‌کردیم. از آنجا که ما مدعی هستیم نرم افزار BPMS کتیبه یک BPMS کد کد (Low Code) است، به صورت ویژوال این امکان در اختیار مشتری قرار گرفته است. با این امکان بدون نوشتن حتی یک خط کد با مشخص کردن اجزای نامه، پردازش تولید خودکار نامه صورت می‌گیرد.
از کجا احساس نیاز به تولید خودکار نامه حس شد؟
ما به صورت دوره ای مذاکراتی با مشتریها و مسئولین پشتیبان فنی BPMS داریم. ارزیابی می‌کنیم کدام از پردازشها زمان بیشتری از آنها در فاز توسعه می‌گیرد. آنها را لیست کرده و تبدیل به پروسه‌هایی می‌کنیم که به صورت ویژوال در اختیار همه قرار می‌گیرد. با این روش بررسی، هزینه توسعه فرایندها روز به روز کمتر و کمتر خواهد شد.
