چرا استفاده از نرم‌افزار حسابداری آماده منطقی‌تر است؟
در مقالات قبلی مرتبط با BPMS، همیشه بر این نکته تأکید کرده‌ایم که طراحی و پیاده‌سازی نرم‌افزارهای مورد نیاز سازمان با استفاده از BPMS انتخاب مناسبی است. اما در این مقاله، به این نکته می‌پردازیم که طراحی و پیاده‌سازی نرم افزار حسابداری با BPMS به‌طور معمول کار منطقی‌ای نیست. هرچند که در یک BPMS پیشرفته، امکان ساخت چنین نرم‌افزاری وجود دارد. اما چرا؟
- توسعه و پشتیبانی سریع‌تر: نرم‌افزارهای حسابداری آماده معمولاً تست‌شده و به‌روزرسانی‌شده هستند، بنابراین هیچ نیازی به توسعه از ابتدا وجود ندارد. این موضوع می‌تواند هزینه‌ها و زمان پیاده‌سازی را به‌طور چشمگیری کاهش دهد.
- امکانات پیش‌ساخته: نرم‌افزارهای حسابداری معمولاً امکانات از پیش تعریف‌شده‌ای دارند که با استانداردهای حسابداری، قوانین مالیاتی و گزارش‌دهی سازگار هستند. شما نیاز ندارید این امکانات را از ابتدا طراحی کنید، چون این نرم‌افزارها قبلاً آن‌ها را پوشش داده‌اند.
- هزینه کمتر و سریع‌تر: استفاده از نرم‌افزارهای آماده، مخصوصاً برای کسب‌وکارهایی که فرآیندهای مالی پیچیده‌ای ندارند، به مراتب کم‌هزینه‌تر از طراحی سیستم حسابداری با BPMS است.
- آموزش و پیاده‌سازی ساده‌تر: استفاده از نرم‌افزارهای آماده، مخصوصاً برای کسب‌وکارهایی که فرآیندهای مالی پیچیده‌ای ندارند، به مراتب کم‌هزینه‌تر از طراحی نرم افزار حسابداری با BPMS است.
چرا ممکن است استفاده از BPMS برای حسابداری منطقی نباشد؟
- فرآیندهای حسابداری معمولاً استاندارد و ثابت‌اند: حسابداری بیشتر به فرآیندهای مشخص و ثابت نیاز دارد، که نرم‌افزارهای حسابداری آماده به راحتی از پس آن‌ها برمی‌آیند. طراحی این فرآیندها در BPMS، به دلیل پیچیدگی اضافی، می‌تواند از حد نیاز شما فراتر باشد.
- نیاز به تیم فنی تخصصی: پیاده‌سازی سیستم حسابداری در BPMS نیازمند توسعه و پیکربندی پیچیده است که به تیم‌های فنی با تجربه نیاز دارد. این کار ممکن است زمان‌بر و پرهزینه باشد.
- آسیب‌پذیری به تغییرات: نرم‌افزارهای حسابداری آماده از قبل برای پیگیری تغییرات قوانین مالیاتی و حسابداری به‌روز شده‌اند، اما اگر از BPMS برای این کار استفاده کنید، هر تغییر نیاز به به‌روزرسانی مجدد فرآیندها و سیستم‌ها خواهد داشت، که ممکن است مدیریت آن دشوار باشد.
کی استفاده از BPMS برای حسابداری مناسب است؟
ساخت نرم افزار حسابداری با BPMS در این شرایط منطقی اسم اگر:
- سازمان به فرآیندهای مالی پیچیده‌تری نیاز داشته باشد که نیاز به خودکارسازی و تنظیمات خاص دارند (برای مثال فرآیندهای تأیید چندمرحله‌ای، مدیریت گردش کار پیچیده مالی یا ارتباطات میان بخش‌های مختلف سازمان)،
- یا بخواهید یکپارچگی کامل‌تری با سیستم‌های دیگر مانند ERP داشته باشید، ممکن است منطقی باشد. در این شرایط، BPMS می‌تواند قابلیت‌های سفارشی‌سازی و یکپارچگی مناسبی ارائه دهد.
اما در بیشتر مواقع برای نیازهای معمول حسابداری، استفاده از نرم‌افزار حسابداری آماده با قابلیت‌های کافی و پشتیبانی سریع‌تر و راحت‌تر، منطقی‌تر و اقتصادی‌تر خواهد بود.
آیا زیرسیستمهای مالی منطقی است در BPMS باشند؟
از دید ما، نرم‌افزار حسابداری به عنوان مخزنی برای ذخیره‌سازی تراکنش‌های مالی است که طبق اصول حسابداری ثبت می‌شوند. اصولاً زبان و ساختار نرم‌افزار حسابداری به‌گونه‌ای طراحی شده که برای حسابداران قابل‌درک باشد، نه برای مدیران انبار یا مدیران قرارداد. بسیاری از فرآیندهای سازمان نیز دارای تراکنش‌های مالی هستند که باید اثرات مالی آن‌ها با ثبت در نرم‌افزار حسابداری نشان داده شود. ما اعتقاد داریم که نرم‌افزار حسابداری باید چابک و ساده طراحی شود. در عوض، هر پیچیدگی که در زیرسیستمهای دیگر سازمان نیاز دارید، می‌توانید از طریق BPMS پیاده‌سازی کنید و البته با زبان مخصوص همان فرآیند. در این صورت هیچ محدودیتی نخواهید داشت. ما تجربیات زیادی در این زمینه داریم. بیایید کدینگ مالی را به‌صورت چابک طراحی کنیم. لطفا مقاله چابک سازی سازمان مالی با BPMS را مشاهده فرمایید. همچنین ما بر اساس همین معماری نرم افزار حسابداری آماده تولید کردیم.
