چرا کسب و کارهای کوچک هم به نرم افزار BPMS نیاز دارند؟
در دنیای رقابتی امروز، کسب‌وکارهای کوچک برای بقا و رشد نیازمند ابزارهایی هستند که بهره‌وری را افزایش داده و فرآیندها را بهینه کنند. نرم‌افزار BPMS (سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار) با خودکارسازی وظایف تکراری، کاهش خطاها و بهبود هماهنگی تیمی، به کسب‌وکارهای کوچک کمک می‌کند تا با منابع محدود، حداکثر بازدهی را به دست آورند. این فناوری دیگر فقط مختص شرکت‌های بزرگ نیست؛ بلکه راهکاری کلیدی برای کسب‌وکارهای کوچک در مسیر رشد و موفقیت است. مزایای استفاده از نرم افزار BPMS بسیار زیاد است ولی اگر بخواهیم مزایای BPMS برای کسب و کارهای کوچک را نام ببریم، می‌توانیم به این موارد اشاره کنیم:
- افزایش بهره‌وری : وقتی فرآیندها بهینه مدیریت شوند، زمان کمتری صرف کارهای تکراری و غیرضروری می‌شود و کارکنان می‌توانند انرژی خود را روی وظایف کلیدی و ارزش‌آفرین متمرکز کنند.
- کاهش هزینه‌ها: مدیریت غیربهینه فرآیندها معمولاً باعث دوباره‌کاری‌ها، خطاها و استفاده نادرست از منابع می‌شود. با بهینه‌سازی، منابع به درستی تخصیص داده می‌شوند و هزینه‌های اضافی کاهش می‌یابد.
- بهبود تجربه مشتری: مشتریان از فرآیندهای سریع، دقیق و شفاف سود می‌برند. مثلاً تحویل به موقع محصولات، پشتیبانی مؤثر و رسیدگی به درخواست‌ها با حداقل تأخیر، اعتماد و رضایت مشتری را افزایش می‌دهد.
- شفافیت و کنترل بیشتر: مدیریت بهینه فرآیندها کمک می‌کند تا هر بخش از یک فرآیند قابل مشاهده و پیگیری باشد. این شفافیت امکان شناسایی گلوگاه‌ها و نقاط ضعف را فراهم می‌کند تا اقدامات لازم برای بهبود انجام شود.
- استفاده بهینه از فناوری‌ها و نوآوری‌ها: در دنیای رقابتی امروز، استفاده از فناوری‌هایی مثل BPMS به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای خود را دیجیتال و خودکار کنند، که این موضوع برای تطبیق با تغییرات بازار و افزایش انعطاف‌پذیری بسیار مهم است.
- کاهش ریسک و خطاهای انسانی: مدیریت غیر بهینه، خطاهای انسانی را افزایش می‌دهد، که می‌تواند به ضررهای مالی و کاهش اعتبار کسب‌وکار منجر شود. فرآیندهای بهینه شده معمولاً با مکانیزم‌های کنترلی همراه هستند که احتمال خطاها را به حداقل می‌رسانند.
- تسهیل رشد کسب‌وکار: فرآیندهای بهینه شده، زیرساختی پایدار برای رشد کسب‌وکار فراهم می‌کنند. این باعث می‌شود که کسب‌وکار بدون افزایش پیچیدگی و ایجاد مشکلات جدید، بتواند گسترش یابد.
چند مثال :
۱٫ فرآیند فروش و مدیریت مشتری
وضعیت قبلی:
یک تیم فروش مجبور است درخواست‌های مشتریان را به‌صورت دستی ثبت کرده و وضعیت پیگیری هر سفارش را در فایل‌های اکسل مدیریت کند. این کار وقت‌گیر است و گاهی سفارش‌ها فراموش می‌شوند یا اشتباه پردازش می‌شوند.
وضعیت با مدیریت بهینه:
با استفاده از یک BPMS، تمام فرآیندهای فروش به صورت خودکار مدیریت می‌شود.
- درخواست‌ها به محض ثبت، به مسئول مربوطه به صورت خودکار ارجاع داده می‌شوند.
- هشدارهایی برای پیگیری سفارش‌های معوق ارسال می‌شود.
- گزارش‌های آنی از وضعیت سفارش‌ها تولید می‌شود.
نتیجه: کاهش زمان پاسخ‌گویی به مشتریان، افزایش رضایت آن‌ها و تمرکز بیشتر تیم فروش روی جذب مشتری جدید.
۲٫ فرآیند صدور فاکتور در یک شرکت خدماتی
وضعیت قبلی:
فاکتورها به صورت دستی توسط تیم حسابداری ایجاد و ارسال می‌شدند. این فرآیند به دلیل دوباره‌کاری‌ها و تأخیرهای ناشی از ناهماهنگی بین واحدها، زمان‌بر بود.
وضعیت با مدیریت بهینه:
سیستم BPMS به صورت خودکار پس از اتمام خدمات، اطلاعات لازم را از بخش عملیاتی دریافت کرده و فاکتور را تولید و ارسال می‌کند.
- نیازی به هماهنگی‌های مکرر نیست.
- فاکتورها سریع‌تر به دست مشتریان می‌رسند.
نتیجه: تیم حسابداری وقت بیشتری برای تحلیل مالی پیدا می‌کند و سرعت جریان نقدینگی شرکت افزایش می‌یابد.
۳٫ فرآیند استخدام در یک شرکت کوچک
وضعیت قبلی:
واحد منابع انسانی برای هر موقعیت شغلی چندین ایمیل، تماس تلفنی، و هماهنگی دستی انجام می‌داد. این کار زمان‌بر بود و گاهی اطلاعات متقاضیان گم می‌شد.
وضعیت با مدیریت بهینه:
با استفاده از BPMS:
- درخواست‌های شغلی به صورت آنلاین ثبت و دسته‌بندی می‌شوند.
- یک فرآیند خودکار برای غربالگری، ارسال دعوت‌نامه و برنامه‌ریزی مصاحبه ایجاد می‌شود.
- وضعیت هر متقاضی در لحظه مشخص است.
نتیجه: کاهش زمان استخدام، دسترسی سریع‌تر به بهترین متقاضیان، و بهبود تصویر برند شرکت.
۴٫ مدیریت درخواست خرید تجهیزات در یک شرکت پیمانکار
وضعیت قبلی:
برای خرید تجهیزات، سرپرست کارگاه درخواست را به‌صورت دستی در قالب ایمیل یا تماس تلفنی ارسال می‌کند. این درخواست‌ها گاهی گم می‌شوند یا تأخیر دارند و روند پروژه متوقف می‌شود.
وضعیت با مدیریت بهینه:
با استفاده از یک BPMS:
- درخواست‌ها به‌صورت فرم‌های دیجیتال ثبت و به واحد تدارکات ارسال می‌شوند.
- سیستم به‌طور خودکار وضعیت هر درخواست را پیگیری می‌کند و به سرپرست کارگاه اطلاع می‌دهد.
- هشدارها برای تأخیر در تأمین تجهیزات فعال می‌شوند.
نتیجه: کاهش تأخیر در تأمین تجهیزات و جلوگیری از توقف پروژه.
۵٫ برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه‌ها در یک شرکت مهندسی
وضعیت قبلی:
برنامه‌ریزی پروژه‌ها روی کاغذ یا فایل‌های اکسل انجام می‌شود. تغییرات لحظه‌ای مثل تأخیر در تأمین مصالح یا نیروی کار به‌راحتی در برنامه منعکس نمی‌شود.
وضعیت با مدیریت بهینه:
با یک سیستم BPMS:
- برنامه‌ریزی‌ها به‌صورت پویا و با توجه به وضعیت واقعی پروژه تنظیم می‌شوند.
- تغییرات لحظه‌ای به‌صورت خودکار به همه ذی‌نفعان (مدیر پروژه، سرپرست کارگاه و…) اطلاع داده می‌شود.
نتیجه: کاهش هزینه‌ها و جلوگیری از تداخل در فعالیت‌ها.
چگونه شروع کنیم؟
برای شروع مدیریت بهینه فرآیندها با استفاده از ابزارهایی مانند BPMS، باید مراحل زیر را به‌صورت دقیق دنبال کنید:
۱٫ تحلیل فرآیندهای موجود
قبل از هر چیز، فرآیندهای فعلی کسب‌وکار خود را شناسایی کنید.
- اقدامات:
- لیستی از تمام فرآیندهای اصلی (مثل خرید، فروش، مالی، پروژه) تهیه کنید.
- نقاط ضعف و گلوگاه‌های موجود را شناسایی کنید (مثلاً تأخیر در تأمین تجهیزات یا دوباره‌کاری‌ها).
- ورودی‌ها، خروجی‌ها و ذی‌نفعان هر فرآیند را مشخص کنید.
۲٫ تعیین اهداف و اولویت‌ها/
مشخص کنید که از بهینه‌سازی چه هدفی دارید. قانون ۸۰/۲۰ (اصل پارتو) را حتما ببینید. زیاد دنبال ایده آل گرایی در اول کار نباشید.
- مثال‌ها:
- کاهش زمان انجام فرآیندها.
- افزایش شفافیت در گردش کار.
- کاهش خطاها و دوباره‌کاری‌ها.
- بهبود رضایت مشتریان یا کارکنان.
۳٫ انتخاب ابزار مناسب
بر اساس نیازها و اندازه کسب‌وکارتان، یک ابزار BPMS مناسب انتخاب کنید.
- ویژگی‌های مهم BPMS:
- سهولت در طراحی و پیاده‌سازی فرآیندها.
- قابلیت ادغام با سیستم‌های موجود (مانند ERP، CRM).
- قابلیت گزارش‌دهی و تحلیل داده‌ها.
- پشتیبانی از فرآیندهای خودکار و هوشمند (AI/ML).
- پیشنهاد: از BPMS کتیبه استفاده کنید که قابلیت شخصی‌سازی برای شرکت‌های کوچک و بزرگ دارد.
۴٫ طراحی مجدد فرآیندها (بازمهندسی فرآیندها)
فرآیندها را با استفاده از ابزار BPMS بهینه‌سازی و بازطراحی کنید.
- اقدامات:
- فرآیندهای دستی و کند را شناسایی و دیجیتال کنید.
- نقاط تصمیم‌گیری را ساده‌تر و سریع‌تر کنید.
- کارهای تکراری را خودکارسازی کنید.
- مثال:
اگر فرآیند تأمین تجهیزات شامل چندین مرحله تأیید است، با طراحی یک گردش کار دیجیتال می‌توانید تأییدها را به‌صورت خودکار و هم‌زمان انجام دهید.
۵٫ آموزش کارکنان
کارکنان باید با فرآیندهای جدید و ابزار BPMS آشنا شوند.
- روش‌ها:
- برگزاری جلسات آموزشی برای تیم‌ها.
- ارائه مستندات و راهنمای استفاده.
- تخصیص یک مسئول پشتیبانی داخلی برای پاسخ‌گویی به سوالات.
۶٫ اجرای آزمایشی (Pilot)
یک یا دو فرآیند کوچک را به‌صورت آزمایشی روی BPMS اجرا کنید تا نقاط ضعف و نیازهای بهبود مشخص شوند.
- اقدامات:
- نتایج را ارزیابی کنید.
- بازخورد کارکنان را جمع‌آوری کنید.
- تغییرات لازم را اعمال کنید.
۷٫ پیاده‌سازی کامل
پس از موفقیت اجرای آزمایشی، تمامی فرآیندهای شناسایی‌شده را روی BPMS پیاده کنید.
- توجه: این کار را به‌صورت مرحله‌ای انجام دهید تا از مدیریت تغییرات اطمینان حاصل کنید.
۸٫ نظارت و بهبود مداوم
- اقدامات:
- داده‌های فرآیندها را به‌طور منظم بررسی کنید.
- مشکلات جدید یا نقاط ضعف باقی‌مانده را شناسایی کنید.
- با استفاده از گزارش‌ها و تحلیل‌ها، فرآیندها را بهبود دهید.
۹٫ استفاده از هوش مصنوعی برای پیشرفت بیشتر
وقتی BPMS ادغام شده با AI را در نظر بگیرید پیشرفت و عملکرد بهتری را در شرکت خود حس میکنید. هر چند مدل سازی اینکار کمی سخت است ولی در آینده که فرایندهای اصلی شما ساخته شد برای بهینه کردن آن از متخصصین شرکت ورجاوند کمک بخواهید.
- ابزار BPMS را با قابلیت‌های AI ترکیب کنید تا:
- تصمیم‌گیری‌های بهتری داشته باشید.
- روندهای داده‌ها را شناسایی کنید.
- فرآیندهای پیش‌بینی‌کننده ایجاد کنید.
چرا کسب‌وکارهای کوچک نگران هزینه BPMS نباشند؟
یکی از دغدغه‌های اصلی کسب‌وکارهای کوچک هنگام بررسی راهکارهای نرم‌افزاری، هزینه‌های بالای پیاده‌سازی BPMS و استفاده از این ابزارهاست. اما نرم‌افزار BPMS کتیبه، با طراحی مدل‌های مختلف قیمت‌گذاری، این نگرانی را برطرف کرده و به شما امکان می‌دهد با هر بودجه‌ای، از این فناوری بهره‌مند شوید. برای اطلاعات بیشتر روشهای خرید نرم افزار BPMS را ببینید. با مدل‌های متنوع قیمت‌گذاری کتیبه، حتی کسب‌وکارهای کوچک هم می‌توانند از مزایای مدیریت بهینه فرآیندها بهره‌مند شوند. شما می‌توانید متناسب با نیاز و بودجه خود، بهترین گزینه را انتخاب کرده و کسب‌وکارتان را به سطح بالاتری ارتقا دهید. پس نگران هزینه نباشید، کتیبه برای همه سایزهای کسب‌وکار طراحی شده است! BPMS برای کسب و کارهای کوچک را از ما بخواهید.
