مزایا و محدودیت‌های مدل‌سازی فرایند با BPMN

BPMN چیست؟

مدل‌سازی فرآیند با استفاده از BPMN (Business Process Model and Notation) یکی از پرکاربردترین و شناخته‌شده‌ترین روش‌ها در مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را به‌طور دقیق‌تری شبیه‌سازی و تحلیل کنند. این زبان استاندارد که به‌ویژه در حوزه‌های تحلیل، طراحی و بهینه‌سازی فرآیندها کاربرد دارد، با وجود مزایای فراوان، محدودیت‌ها و ایراداتی نیز دارد که لازم است در هنگام استفاده از آن در نظر گرفته شوند. در ادامه به برخی از این محدودیت‌ها و چالش‌ها اشاره می‌کنم:

۱٫ نقاط قوت BPMN

•  استانداردسازی جهانی:
  BPMN یک زبان استاندارد بین‌المللی است که توسط OMG (Object Management Group) تعریف شده و در سراسر جهان به رسمیت شناخته شده است.
•  قابلیت خوانایی برای کاربران فنی و غیر فنی:
  نمودارهای BPMN به گونه‌ای طراحی شده‌اند که هم تحلیل‌گران فنی و هم کاربران غیر فنی می‌توانند آن‌ها را درک کنند.
•  پشتیبانی از فرآیندهای پیچیده:
  BPMN ابزارهایی مانند Sub-Process، Event-Based Gateway، و Message Flow ارائه می‌دهد که برای مدیریت فرآیندهای بزرگ و پیچیده مناسب هستند.
•  تطابق با سیستم‌های اجرایی (BPMS):
  نمودارهای BPMN می‌توانند مستقیماً به سیستم‌های BPMS منتقل شوند و برای اتوماسیون فرآیندها استفاده شوند.
•  انعطاف‌پذیری بالا:
  از مدل‌سازی فرآیندهای ساده تا فرآیندهای بین سازمانی پیچیده، BPMN قابلیت پوشش همه را دارد.

۲٫ نقاط ضعف BPMN

بیشترین مشکل BPMN به نگرش ما درباره هدف از استفاده از این استاندارد برمی‌گردد. آیا هدف این است که فرآیندها به‌صورت نموداری نمایش داده شوند، یا اینکه می‌خواهیم جزئیات اجرایی فرآیندها را نیز در آن مشاهده کنیم؟ در واقع، مشکل اصلی فاصله بین مدل‌سازی و اجرا است. دوستان عزیز، BPMN برای مدل‌سازی طراحی شده است، نه برای اجرا! پس اگر انتظار دارید با BPMN فرآیندها را اجرا کنید، در اشتباه هستید. بنابراین، این ایراد از BPMN نیست، بلکه ایراد از نگرش ماست.

یک مثال برای درک بهتر این مشکل را با هم ببینیم :

فرآیند درخواست مرخصی

مدل BPMN:

• کارمند درخواست مرخصی را ثبت می‌کند.
• مدیر درخواست را بررسی می‌کند.
• تأیید یا رد انجام می‌شود.

نیازهای اجرایی که در BPMN نیست:

1. وظیفه کارمند:

• فرم درخواست در کجا پر می‌شود؟ (سیستم HR؟)
• چه اطلاعاتی باید وارد شود؟

2. وظیفه مدیر:

• آیا مدیر به داده‌های دیگری (مثل تاریخچه مرخصی کارمند) دسترسی دارد؟
• تصمیم‌گیری چگونه انجام می‌شود؟ دستی یا خودکار؟

3. سیستم پشتیبان:

• کدام سیستم‌ها درگیر هستند؟ (پایگاه داده منابع انسانی؟ ایمیل؟)
• اگر سیستم در دسترس نباشد، چه می‌شود؟

۳٫ مستندات اجرایی مکمل BPMN می‌شوند؟

در مستندات اجرایی بایستی نحوه دسترسی ها، نفرات و پستها، وظایف هر شخص، قواعد اعتبارسنجی به شکل دقیقی مشخص شود. در مستندات اجرایی ما تصمیمات و منطق پشت آنها به صورت جامع با جزئیات اجرایی وجود دارد در صورتیکه در BPMN بیشتر نقشه راه فرایند ترسیم می‌شود.

از سختی های کارکردن با BPMN می‌توان به موارد زیر نیز اشاره کرد :

• پیچیدگی برای مبتدیان:
  اگرچه BPMN خوانایی بالایی دارد، اما یادگیری کامل نمادها و قواعد آن برای مبتدیان زمان‌بر است. بیش از ۵۰ نماد و قاعده در کار کردن با BPMN استفاده میشود که البته شاید همه آنها هم خیلی واجب نباشد.
• نیاز به آموزش تخصصی:
  تحلیل‌گران و مدل‌سازان باید آموزش‌های دقیقی ببینند تا از قابلیت‌های پیشرفته BPMN به درستی استفاده کنند.
• حجم بالای مستندات در مدل‌های بزرگ:
  برای فرآیندهای پیچیده، نمودارهای BPMN ممکن است بسیار بزرگ و پرازدحام شوند، حتی اگر به درستی طراحی شوند.
• عدم انعطاف در تغییرات سریع:
  در سازمان‌هایی که فرآیندها به سرعت تغییر می‌کنند، بازطراحی مدل‌های BPMN قطعا زمابنر است. با هر تغییر بایستی این بازطراحی ها در نسخه جدید مدل ما تزریق شود. این مورد با روح چابکی BPMS در تضاد است.

۴٫ روش کار ما در نرم افزار BPMS کتیبه چگونه است؟

در BPMS کتیبه، شما می‌توانید از هر روشی که تمایل دارید برای مدل‌سازی فرآیندها استفاده کنید. این مدل‌سازی می‌تواند بر اساس BPMN 2.0 باشد یا هر روش دیگری که قادر باشد نقشه راه فرآیندها را مشخص کند. برای ما، تنها مهم این است که نقشه فرآیند به‌طور شفاف و قابل درک ترسیم شود. اما برای مرحله اجرا، ما یک روش مستندسازی فنی ساده ارائه می‌دهیم که برای تمام اعضای تیم، با هر سطح دانش فنی، قابل درک است. در این روش مستندسازی، فرآیندها به صورت بلک باکسی ترسیم می‌شوند و نیازی به جزئیات پیچیده پیاده‌سازی نیست. فقط کافی است که نوع عملیات‌ها و اقدامات مورد نیاز را مشخص کنید. این روش بومی برای هر شرکت در اندازه های مختلف کارایی لازم را دارد.

۵٫ نتیجه‌گیری

برای درک و تحلیل نقشه فرآیندها، نیاز به BPMN داریم؛ اما برای اجرای این فرآیندها در نرم افزار BPMS ، به مستندات فنی و جزئیات اجرایی دقیق‌تری نیاز است. این مستندات شامل اطلاعاتی مانند کدهای برنامه‌نویسی، پارامترهای ورودی و خروجی، شرایط تجاری و قوانین کسب‌وکار هستند. همچنین، سیستم‌های یکپارچه‌شده، پروتکل‌های ارتباطی و کدهای اسکریپت برای اجرای جزئیات فرآیند نیز باید در این مستندات لحاظ شوند.

BPMN به‌عنوان یک زبان گرافیکی، نمایی بصری از جریان‌ها و مراحل فرآیندها ارائه می‌دهد، اما نمی‌تواند فرآیندها را به‌تنهایی اجرا کند. این مدل‌ها به تحلیلگران و طراحان کسب‌ و کار کمک می‌کنند تا فرآیندها را بهتر درک کرده و تغییرات و بهینه‌سازی‌های لازم را اعمال کنند. BPMN تصویری از دستورات تجاری، وظایف و رویدادها فراهم می‌کند که در تدوین مستندات فنی ضروری است. بدون یک مدل BPMN دقیق، توسعه‌دهندگان قادر نخواهند بود مستندات فنی را به‌درستی تدوین کنند.